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トピック

24R1.0 機能ガイド

機能ガイドは、セールス活動担当者、ビジネスアドミニ、システムインテグレーター、および問題なくエンドユーザが作業を進めるために必要な機能、および既存のお客様の設定と連携する機能についての決定を下すその他の担当者をターゲットとしています。

アカウント

HCP 表示名の書式設定

HCP の名前に、Doctor や MD などの資格情報や敬称を含めることが望ましい場合もあります。既定では、HCP のアカウントレコードに登録された姓と名のみが表示されます。管理者はアカウントの表示名の形式を定義して、HCP の名前を適切な形で表示することができます。

HCP が以下のいずれかのアクションを実行すると、形式設定した名前が表示されます：

Engage Scheduling サイトで会議出席依頼を送信する – ページの [参加者] セクションに HCP の名前が表示されます。詳細はApproved Email 付きの会議リクエストの送信を参照してください。
承諾済みの会議出席依頼の確認メールを表示する – メールに HCP の名前が表示されます。詳細は統合スケジューリング: マイスケジュール内での会議リクエストの承認と拒否を参照してください。
「同意書取得」画面で同意書に承諾する – ヘッダーに HCP の名前が表示されます。詳細は同意書の承諾を参照してください。

Approved Email

メールビルダ

メールビルダは、エンドユーザが Approved Email を作成する際のガイドを提供するメールを作成するための新しい方法です。メールビルダのグリッドはテンプレートに関連付けられており、ユーザは承認済みのテキストブロックからメールの件名、挨拶文、段落、ドキュメントセクションを選択することができます。

メールの作成

メールビルダ機能を備えたメールテンプレートには、イベント管理、推奨メール、推奨アクションを除くすべてのエントリポイントからアクセスできます。メールビルダ機能を備えたメールテンプレートを示すラベルが表示されます。

ビルダーを使用してメールを作成する方法：

メールビルダを含むメールテンプレートを選択します。
使用可能な最初の列からコンテンツセルを 1 つ選択します。選択すると、隣の列のセルが有効になります。
残りの各列からセルを 1 つ選択します。選択する都度、隣の列が有効になります。
[ドキュメント] 列では、メッセージの「ドキュメント」セクションに追加するフラグメントを 1 つ以上選択できます。ユーザは、使用可能なオプションから複数のドキュメントセルを選択できます。
次へを選択すると、メッセージ全体がエディタに表示されます。変更が必要な場合、エディタから [戻る] を選択してメールビルダのグリッドに戻り、選択したコンテンツを変更することができます。
メールを送信またはスケジュールするか、閉じるを選択し、下書きを保存します (下書き機能が有効な場合)。
選択したすべてのコンテンツが下書きに保存されます。保存したメールには、「メール」タブの「下書き」フォルダからアクセスできます。下書きにアクセスすると、メールビルダーが表示されます。

Approved Email プロセスでは、メールビルダテンプレートと、そのドキュメントセルに関連付けられたフラグメントが、送信可能なステータスであることが確認されます。

送信者が Approved Email 管理者の場合、プロセスは、メールビルダおよび送信済みメールで参照される関連レコードの Status_vod が Approved_vod または Staged_vod であることを確認されます。
送信者がエンドユーザの場合、プロセスは、メールビルダおよび送信済みメールで参照される関連レコードの Status_vod が Approved_vod であることを確認されます。

いずれかのチェックに合格しない場合、プロセスはメールを送信せず、ステータスが「Failed」に設定され、ユーザに次のいずれかのメッセージが表示されます：

ワンクリック購読解除

組織が「大量のメールを送信するメール送信者を対象とした業界のガイドライン」に準拠できるように、Approved Email ではワンクリック購読解除が既定で有効になっています。メール受領者は、メールアプリを離れることなく、ワンクリックで同じコンテンツタイプまたは製品を含む今後のメールの購読を解除できます。

Approved Email コンテンツを表示しないようにする

コンテンツ作成者は Approved Email コンテンツを非表示としてマークすることで、ユーザがメールを作成する際に選択するオプションとして特定のメールテンプレートとメールフラグメントがユーザに表示されないようにすることができます。非表示としてマークされたメールテンプレートおよびメールフラグメントは、直接アクセス (たとえば、メールの送信や動的コンテンツの共有のために CLM から起動した場合、または推奨されるメールに使用された場合) した場合には表示されます。

Approved Email のコンテンツが表示されないようにする

コンテンツ作成者は、Vault でコンテンツを作成する際に、メールテンプレートとメールフラグメントの「CRM ライブラリから非表示 (crm_hidden__v)」フィールドを選択することができます。コンテンツが CRM に同期されると、このフィールドは対応する Approved_Document_vod レコードの Hidden_vod フィールドにマップされます。

Approved_Document_vod レコードの Hidden_vod フィールドがチェックされている場合、ユーザは次の入力ポイントから Approved Email を作成する際に、そのメールテンプレートまたはフラグメントはメール送信画面に表示されません:

アカウント
コール
CLM
MyInsights
推奨アクション

CLM

動的コンテンツの作成

コンテンツ作成者は、エンドユーザが HCP に向けたカスタマイズコンテンツを生成し、Approved Email で共有できるように動的コンテンツを開発することができます。これにより、エンドユーザは、コスト計算、処方マトリックス、または個人用にカスタマイズされた再印刷物など、CLM コンテンツをプレゼンテーションしながら議論されたパーソナライズされたコンテンツについて HCP とフォローアップすることができます。

動的コンテンツでサポートされている言語は英語のみです。

動的コンテンツは以下のコンポーネントで構成されます:

動的コンテンツのテンプレート – コンテンツ作成者は、フォームフィールドを含む PDF ドキュメントであるダイナミックコンテンツテンプレートを作成します。これらのフォームフィールドには、対応する CLM コンテンツから個人用にカスタマイズされた値が入力されます。
CLM コンテンツ – コンテンツ作成者は、CRM または外部ソースからのデータ、計算、またはユーザ入力を含む CLM コンテンツを作成します。このデータは、動的コンテンツのテンプレートの特定のフォームフィールド ID にマップされます。
メールテンプレートまたはメールフラグメント – コンテンツ作成者は、動的コンテンツの個人用にカスタマイズされたバージョンを Approved Email で共有するためのメールテンプレートまたはメールフラグメントを作成します。

動的コンテンツを生成してエンドユーザとして HCP に送信する方法の詳細については、動的コンテンツの生成と送信を参照してください。

動的コンテンツの作成

動的コンテンツのテンプレートは、次の要件を満たす必要があります：

フォームフィールドを含む PDF であること。各フィールド名が ID になっていること。
任意のドキュメントタイプ (販促製品、参照ドキュメントなど) を使用して PromoMats/MedComms にアップロードする必要があります。
CLM Admin Console で定義されている Vault (PromoMats/MedComms) インテグレーションユーザに、ドキュメントタイプへのアクセス権と、Vault からドキュメントソースファイルをダウンロードする権限があることを確認します。このユーザーは、動的コンテンツを生成するときにドキュメントを取得します。ドキュメントソースファイルのダウンロードの詳細については、Vault ヘルプを参照してください。
フォント全体を PDF に埋め込むことで、任意のフォントを使用できます。PDF ドキュメントへのフォントの埋め込みについて詳しくは、Adobe のドキュメントを参照してください。

動的コンテンツのテンプレート	生成された個人用にカスタマイズされたコンテンツ

メールテンプレートまたはメールフラグメントの作成

メールテンプレートまたはメールフラグメントには、{{DynamicContentLink}} トークンが含まれている必要があります。エンドユーザが動的コンテンツを含むメールを HCP に送信すると、このトークンは個人用にカスタマイズされた PDF への URL に置き換えられます。受領者がリンクにアクセスすると、PDF はHCP コンテンツプレイヤーに表示されます。詳細はApproved Email テンプレートを作成するおよびApproved Email フラグメントの作成をご確認ください。

{{DynamicContentLink}} トークンを含むメールテンプレートまたはメールフラグメントは、個人用にカスタマイズされた PDF バージョン (Veeva コンテンツレコード) をパラメータとして指定できるように launchApprovedEmailWithVeevaContent メソッドを使用して CLM から起動する必要があります。

{{DynamicContentLink}} トークンを含む Approved Email のコンテンツは、他の Approved Email エントリポイントには適用されません。他のエントリポイントから Approved Email を作成する際に選択するオプションとして表示されないようにするには、このコンテンツを非表示としてマークします。詳細はApproved Email コンテンツを表示しないようにするを参照してください。

動的コンテンツの期限が切れる

管理者は、CRM で公開された動的コンテンツを期限切れにすることができます。HCP が期限切れのコンテンツへのリンクにアクセスすると、エラーメッセージが表示されます。

公開済みの動的コンテンツを無効にするには：

Dynamic_Content_vod レコードタイプを有数®、該当の Veeva_Content_vod レコードに移動します。
編集を選択します。
Content_Status_vod フィールドで Expired_vod を選択します。
保存を選択します。

動的 CLM コンテンツをテストする

CLM テストユーザ (ユーザレコードで [Enable_CLM_Testing_Features_vod] チェックボックスがオンになっているユーザ) は、デバイス上で動的コンテンツをテストすることができます。テストユーザは、定常状態と非定常状態の両方の動的コンテンツのテンプレートを使用することができます。動的コンテンツのテンプレートに定常状態と非定常状態の両方のバージョンがある場合、最新バージョンが使用されます。

動的コンテンツの生成と送信

顧客は動的コンテンツを使用して、エンドユーザが HCP に向けたカスタマイズコンテンツを生成し、Approved Email で共有できるようにすることができます。これにより、エンドユーザは、コスト計算、処方マトリックス、または個人用にカスタマイズされた再印刷物など、CLM コンテンツをプレゼンテーションしながら議論されたパーソナライズされたコンテンツについて HCP とフォローアップすることができます。

例えば、HCP に CLM プレゼンテーションを行うとします。このプレゼンテーションには、特定の HCP に関連する製品情報を表示するように調整された処方マトリックスが掲載されています。HCP がこれらの特定の値を持つマトリックスのコピーを保持できるようにするには、CLM コンテンツの作成時に [共有] のラベルの付いたスライドのボタンを選択します。Approved Email が自動的に起動し、メールの本文に個人用にカスタマイズされたコンテンツへのリンクが表示されます。HCP にメールを送信します。

コンテンツ作成者として動的コンテンツを作成する場合の詳細とベストプラクティスについては、動的コンテンツの作成を参照してください。

動的コンテンツの生成と送信

動的コンテンツの個人用にカスタマイズされたバージョンを生成するには、エンドユーザは動的コンテンツのテンプレートに関連付けられた CLM コンテンツを提示し、任意のユーザ入力フィールドに HCP からのデータを入力し、generateDynamicContent JavaScript メソッドを実行するユーザアクションを選択します。動的 CLM コンテンツの生成時には、定常状態の動的コンテンツのテンプレートのみ使用することができます。

動的コンテンツの個人用にカスタマイズされたバージョンが生成されると、「メール送信」画面が自動的に起動し、HCP が受領者として選択されます。メールの本文には、{{DynamicContentLink}} トークンからのリンクが記載されます。このリンクを選択すると、メールを送信する前にブラウザでコンテンツをプレビューすることができます。

動的コンテンツリンクのプレビュー操作は記録対象外です。また、プレビュー中にコンテンツをダウンロードすることはできません。

エンドユーザがメールを送信すると、Sent_Email_vod レコードの Veeva_Content_vod フィールドに、個人用にカスタマイズされたバージョンのコンテンツが入力されます。

受領者が Approved Email のコンテンツへのリンクを選択すると、コンテンツが HCP コンテンツプレイヤーに表示されます。コンテンツの表示方法および動的コンテンツの操作に関する記録内容の詳細については、HCP コンテンツプレイヤーの使用を参照してください。

Events Management

Events Management 用 Approved Email の自動送信

自動メールは、イベントの参加者と講演者に自動的に送信され、イベント運営者の手作業を削減します。管理者は、イベントルールで送信するメール、タイミング、受領者を設定した自動メールを設定することで、出席者にイベントへの参加を促進して参加率を上げることができます。

例えば、未登録の出席者にはイベント当日の 10 日前に登録リマインダーメールが送信され、イベント出席者にイベント終了から 4 時間後に感謝のフォローアップメールが送信されます。イベント運営者には送信済みの自動 Approved Emails の概要メールが送信され、受領者と使用された Approved Email テンプレートを確認できます。

自動 Approved Email イベントルールの作成

自動的に送信する Approved Email を定義するには：

次の Events Management 設定の内 1 つまたは両方を入力します:
- Event_Attendee_Email_Source_vod – イベントの出席者への自動 Approved Email の送信を有効にしたり、受信者メールアドレスのソースを定義したりします。次のオブジェクトから、最大 5 つのメールタイプフィールドのカンマ区切りリストを入力します。
  - アカウント
  - 住所
  - EM_Attendee_vod
  ObjectAPIName1.FieldAPIName1,ObjectAPIName2.FieldAPIName2 フォーマットを使用します。例: Account.PersonEmail,EM_Attendee_vod__c.Email_vod__c
- Event_Speaker_Email_Source_vod – イベントの講演者への自動 Approved Email の送信を有効にしたり、受信者メールアドレスのソースを定義したりします。次のオブジェクトから、最大 5 つのメールタイプフィールドのカンマ区切りリストを入力します。
  - アカウント
  - 住所
  - EM_Event_Speaker_vod
  - EM_Speaker_vod
  ObjectAPIName1.FieldAPIName1,ObjectAPIName2.FieldAPIName2 フォーマットを使用します。例: EM_Speaker_vod__c.Email_vod__c, Account.PersonEmail.
受領者のメールアドレスは、区切り文字付きのリストの順序通りに決まるため、管理ユーザーは電子メールソースの順序を優先する必要があります。設定済みのメールソース値が文字数制限を超えている場合、その値を含む対応する Veeva メッセージを作成し、作成した Veeva メッセージを Events Management 設定に入力します。
該当する EM_Event_Configuration_vod レコードのイベントルール関連リストに移動します。
新規を選択します。
レコードタイプに Automated_Emails_vod を選択します。
次へを選択します。
以下のフィールドを入力します。
- EM_Event_Configuration_vod – ルールに関連付けられたイベント設定。EM_Event_Configuration_vod レコードのイベントルール関連リストから EM_Event_Rule_vod レコードを新規作成した場合、このフィールドが自動入力されます。
- Email_Template_vod – メールテンプレートとして機能する適切な Approved_Document_vod レコードを入力します。Approved_vod のステータスの Approved_Document_vod および Events_Management_vod のレコードタイプのみが選択可能として表示されます。
- Description_vod – 任意。ルールの説明。
次のフィールドに入力して、メールの送信先となる受領者のタイプを定義します:
- Email_Recipients_vod – 自動メールの受信者タイプ。有効な値は以下の通りです:
- Event_Speaker_vod
- Event_Attendee_vod
- Event_Attendee_Entry_Criteria_vod – どの出席者が自動メールを受信するかを決定する、EM_Attendee_vod オブジェクトの Status_vod 値のカンマ区切りリスト。このフィールドは任意です。このフィールドが空欄の場合、すべてのイベント出席者が自動メールに含まれます。
  例: Attended_vod,Signed_vod
  このフィールドは、Event_Attendee_vod が Email_Recipients_vod フィールド内で選択される場合にのみ適用されます。
- Event_Speaker_Entry_Criteria_vod – どの講演者が自動メールを受信するかを決定する、EM_Event_Speaker_vod オブジェクトの Status_vod 値のカンマ区切りリスト。このフィールドは任意です。このフィールドが空欄の場合、すべてのイベント講演者が自動メールに含まれます。
  例: Accepted_vod,Invited_vod
  このフィールドは、Event_Speaker_vod が Email_Recipients_vod フィールド内に選択される場合にのみ適用されます。
次のフィールドに入力して、自動メールがイベントの Start_Time_vod または End_Time_vod フィールドに関連して送信されるタイミングを定義します:
- Timing_Measure_vod – マッチングイベントごとに自動メールがいつ送信されるかを計算するために使用されるタイミング測定。メールの送信で Timing_Value_vod フィールドに関連して使用されます。有効な値は以下の通りです:
- Days_vod
- Hours_vod
- Timing_Value_vod – マッチングイベントごとに自動メールがいつ送信されるかを計算するために使用される時間量。この値は選択した Timing_Measure を基準に有効である必要があります。例:
- Timing_Measure_vod = Days_vod の場合、Timing_Value_vod フィールドは 0 ～ 365 の間である必要があります
- Timing_Measure_vod = Hours_vod の場合、Timing_Value_vod フィールドは 0 ～ 24 の間である必要があります
- Event_Timing_vod – Timing_Measure_vod と Timing_Value_vod フィールドがイベントの前の時刻または後の時刻に適用されるかどうかを決定します。次の値が使用可能です:
- Before_Event_vod
- After_Event_vod
ルールを特定のイベントと照合するには、次のオプションフィールドに値を入力します：
- Country_Override_vod – ルールに沿ったイベント実施国。このフィールドが空欄になっている場合、ルールはそのイベント設定下のすべての国に適用されます。
- Product_vod – ルールに沿った製品。このフィールドが空欄になっている場合、ルールはそのイベント設定下のすべての製品に適用されます。
- Event_Format_vod – ルールに沿ったイベントフォーマット。このフィールドが空欄になっている場合、ルールはそのイベント設定下のすべてのイベントフォーマットに適用されます。
保存を選択します。

自動イベント Approved Email のスケジュール作成

Sent_Email_vod レコードは、Automated_Email_vod タイプのイベントルールおよび任意のイベントマッチングルールを基準に、自動イベントメールプロセスを介して Approved Email 用に作成されます。プロセススケジューラからスケジュールジョブまたは手動で [実行] ボタンを押して実行される度に、Automated Event Email プロセスが実行されます。実行されると、イベントルールとスケジュールされたジョブで定義された時間に基づいて Sent_Email_vod レコードが作成されます。

Sent_Email_vod レコードは、イベントルールのタイミング値を基準にプロセスが実行された場合にのみ作成されます。管理者は、最も頻繁なイベントルールタイミングを基準に、Approved Email ジョブをスケジュールします。詳細については以下の例を参照してください。

1 時間単位のルールの例

たとえば、4 月 26 日の午後 7:00 に開催されるイベントの 6 時間前に、登録された参加者にリマインダーメールを送信するようにイベントルールを設定します。Approved Email ジョブは 1 時間ごとに実行するようにスケジュールされているため、4 月 26 日の午後 12:00 から午後 1:00 の間に実行される Approved Email ジョブの最初の実行によって、メールが作成され、スケジュールされます。

4 月 26 日の午後 12:30 の Approved Email ジョブ実行時に、各参加者の Sent_Email_vod レコードが作成され、イベントの 6 時間前の午後 1:00 に送信されるようにスケジュールされます。

1 日単位のルールの例

別の例として、4 月 26 日の午後 6:00 に開催されるイベントの 7 日前に、招待された参加者に登録のリマインダーを送信するように設定します。Approved Email ジョブは 1 日ごとに実行するようにスケジュールされているため、4 月 18 日の午後 6:00 から 4 月 19 日の午後 6:00 の間に実行される Approved Email ジョブの最初の実行によって、メールが作成され、スケジュールされます。

4 月 19 日の午前 8:00 の Approved Email ジョブ実行時に、各参加者の Sent_Email_vod レコードが作成され、イベントの 7日前である 4 月 19 日の午後 6:00 に送信されるようにスケジュールされます。

スケジュールされた自動 Approved Email の送信

Sent_Email_vod レコードは、1 回だけ作成およびスケジュールされます。ジョブ実行後に新たに出席者が追加された場合、またはジョブがイベントルールのタイミングの範囲外で再度実行された場合、Sent_Email_vod レコードは作成されず、メールの送信も行われません。自動メールは、イベント受講者とイベントルールの組み合わせごとに 1 度だけ送信されます。受講者に重複して送信されることはありません。

スケジュールされた Sent_Email_vod レコードもジョブ中に処理されます。新しく作成された Sent_Email_vod レコードにジョブ実行後にスケジュールされた送信時刻がある場合、メールは次回のジョブ実行時に送信されます。スケジュールされたメールをスケジュールされたジョブよりも頻繁に処理する必要がある場合、管理者はスケジュールされた Sent_Email_vod レコードを 10 分毎に処理するように設定できます。

Approved Email 管理者タブの差分リフレッシュと強制完全リフレッシュボタンは、自動イベントメールプロセスをトリガしません。自動イベントメールプロセスは、Events Management メールテンプレートの同期を含むすべてのコンテンツ同期プロセス完了後に実行されます。

期限切れのメールテンプレートの更新

Approved Email ジョブが実行されるか、[差分リフレッシュ] ボタンと [強制完全リフレッシュ] ボタンが選択されている場合、ジョブは Approved Email テンプレートの最新バージョンを自動的にチェックします。期限切れの Approved_Document_vod メールテンプレートが自動メールルールに関連付けられている場合、ルールは対応するテンプレートの最新バージョンで更新されます。

自動イベントメール処理に対する成功と失敗の表示

管理者は、自動イベントメールプロセスの成功と失敗を [Approved Email 管理] タブの [自動イベントメール管理] セクションで確認し、トラブルシューティングを行うことができます。

このセクション内のテーブルには、直近 30 日間分の自動イベントメールプロセスと、すべての処理エラーのカウント、作成された Sent_Email_vod レコードメール、または各ジョブ内で作成されなかった Sent_Email_vod レコードが表示されます。自動メールの送信時には、同意と制限付き製品構成が尊重されます。受領者に有効な同意がない場合、メールは「送信済みメールは作成されませんでした」としてログに記録されます。ジョブに関する詳細情報を含む CSV ファイルをダウンロードするには、エラー、作成済みメール数、または未作成のメール列内で数字を選択します。

[作成済みの送信済みメール]は、正常に作成されたスケジュール済み Sent_Email_vod レコードを示します。メールのステータスと配信を見るには、対応する Sent_Email_vod レコードの Status_vod フィールドを表示します。

送信済みの自動 Approved Email をレビューする

自動イベントメール処理が完了すると、イベント運営者はイベントに対して送信された自動イベントメールに関する内容をメールで通知を受け、イベントの出席者または講演者に送信されたメールの成功・失敗を知ることができます。

この概要メールは、Veeva CRM のシステムユーザーでもある Organizer_vod の Role_vod フィールドを持つ Event_Team_Member_vod レコードのみに届きます。グループおよび書き込みチームメンバーはサポートされません。

概要メールには CSV ファイルが含まれます。ユーザはこれを使用して、作成済みおよび未作成の各自動メールの詳細を閲覧できます。

リフレッシュされた Events Management UI の使用 (Sandbox ベータ版)

管理者は、iPad でリフレッシュされたイベント管理インターフェースを有効にすることで、イベントの詳細の表示や、イベントに関連する記録の管理を改善することができます。このインターフェースを有効にすると、イベントの詳細とイベントのすべての関連リストが 1 画面に表示されるため、イベント運営者は出席者、予算、資料、講演者をすばやく検索、追加、更新することができます。

設定が完了すると、Sandbox のリフレッシュされたベータ版のユーザインターフェースでは、以下のイベント管理機能がサポートされるようになります：