マイスケジュールと Microsoft Outlook のカレンダーの連携

  • ブラウザ
  • iPad

ユーザのスケジュール設定をより効率的にするために、管理者はマイスケジュールと Microsoft Outlook カレンダーを 1 つのビューに統合し、ユーザがすべての予定を 1 か所で表示できるようにすることができます。ユーザは、自分の Microsoft Outlook カレンダーにマイスケジュールのエントリを表示 (またはその逆) することができます。

統合は双方向です。たとえば、Microsoft Outlookからイベントをプルしするが、Veeva CRM のエントリーを Microsoft Outlook にプッシュしないように統合を構成することはできません。インテグレーションは Microsoft Outlook カレンダーにのみ適用されます。マイスケジュールは Microsoft Teams カレンダーと同期しません。

この機能を使用できるのは？

  • プラットフォーム - ブラウザ、iPad
  • ライセンス発行 – Engage ライセンスを有するユーザに対して利用可能。ユーザは Engage グループに割り当てられる必要はありません。
  • ユーザ – エンドユーザ

マイスケジュールと Microsoft Outlook カレンダーとのインテグレーションの設定

Microsoft グローバル管理者として Azure テナント内で Veeva 同意を許可する

この機能を全ユーザーを対象に有効化する前に、Microsoft Global 管理者は、Veeva がホストするウェブページから、Azure テナントの Veeva アプリに対してテナント全体の同意を与える必要があります。

これにより、アプリが以下を実行できます:

  • ユーザがアクセス権限を有するすべてのカレンダー内のイベントの作成、参照、更新および削除。これには、カレンダーの委任と共有が含まれます。
  • ユーザのプライマリメールアドレスを読む
  • ユーザが現在アプリを使用していない時でも、アクセスを許可したデータを表示および更新できる
  • サインインしているユーザに代わってオンライン会議を読み取り、作成します。Microsoft Teams ミーティングのスケジュール作成と開始に必須です。
  • サインイン済みユーザを代理したオンライン会議階層を読み取ります。Microsoft Teams ミーティングのスケジュール作成と開始に必須です。
  • ユーザが職場または別のアカウントでサインインするときに、基本的なユーザプロファイル情報を表示する
  • サインインしているユーザを代理して、組織内の他のユーザのプロファイルのプロパティ、レポート、およびマネージャの完全なセットを読み取ります。

Veeva CRM グラフ API インテグレーションが次の権限を付与されていることを確認します:

複数の Veeva CRM 組織が同じ Microsoft テナントに接続できます。

テナント全体の同意を付与することで Veeva CRM は Microsoft Graph API を通じて情報を要求することができますが、Microsoft Office 365 情報へのアクセスはできません。ユーザの Microsoft Outlook または Microsoft Teams アカウントに関する情報は、個々のユーザーが Veeva CRM から Microsoft 認証情報を認証した後にのみ収集されます。 Veeva CRM Microsoft インテグレーションは 認証 (authZ)、認証 (OAuth 2 上の OpenId Connect)、転送中のデータ (HTTPS および TLS 1.2+ 暗号化) および保存データに対して、Microsoft のベストプラクティスを使用します。Microsoft のみがユーザ資格情報へのアクセス権限を有します。

Microsoft 側からのインテグレーションをさらに管理するには、管理者は全ユーザにアクセス権限を付与するのではなく、特定のユーザまたはユーザグループにアプリケーションを割り当てることができます。Microsoft グループへのアプリケーション割り当ての詳細については、 Microsoft のユーザおよびグループの割り当ての管理ドキュメンテーションを参照してください。

Veeva CRM 内の Microsoft Outlook インテグレーションの設定

この機能を有効化するには

  1. この機能にアクセスする必要があるすべてのユーザーに Engage ライセンスを割り当てます。ユーザは Engage グループに割り当てられる必要はありません。

  2. コールプランニングの設定が完了していることを確認します。

  3. ライトニングのマイスケジュールがブラウザプラットフォームのユーザに対して有効になっていることを確認します。

  4. ユーザが Microsoft Outlook にアクセスできることを確認します。

  5. 管理者およびエンドユーザに以下の権限を付与します。

    この機能の権限をユーザに素早く付与するには、MS_GRAPH_API_USER_vod 権限セットを使用します。詳しくは、Microsoft Graph API アクセス権セットを使用した Microsoft 統合の設定をご参照ください。

    オブジェクト

    OLS

    レコードタイプ

    フィールド

    		FLS

    アカウント

    R

    該当なし

    • Formatted_Name_vod
    		参照

    Call2_vod

    R

    該当なし

    • Account_vod
    • Call_DateTime_vod (オプション)
    • Call_Date_vod
    • Duration_vod (オプション)
    • Call_Channel_vod
    • Parent_Call_vod

    読取り

    External_Calendar_vod

    CRUD

    Microsoft_Outlook_vod

    必要な作業:

    • External_Calendar_ID_vod
    • Is_Default_Calendar_vod
    • Title_vod

    *任意:

    • Allowed_Online_Meeting_Providers_vod
    • Default_Online_Meeting_Provider_vod
    • Can_Edit_vod
    • Can_Share_vod
    • Can_View_Private_Items_vod
    • Change_Key_vod
    • Color_vod
    • Hex_Color_vod
    • Is_Removable_vod
    • Is_Tallying_Responses_vod
    • Owner_Name_and_Address_vod

    編集

    External_Calendar_Event_vod

    CRUD

    Microsoft_Outlook_vod

    必要な作業:

    • End_Datetime_vod

    • End_TimeZone_vod

    • Event_Created_Datetime_vod

    • Event_Last_Modified_Datetime_vod

    • External_Calendar_Event_ID_vod

    • Is_All_Day_vod

    • Original_End_TimeZone_vod

    • Original_Start_TimeZone_vod

    • Sensitivity_vod

    • Series_Master_ID_vod

    • Start_Datetime_vod

    • Start_TimeZone_vod

    *任意:

    • Allow_New_Time_Proposals_vod

    • Attendees_vod

    • Body_Content_Type_vod

    • Body_Preview_vod

    • Categories_vod

    • Change_Key_vod

    • Description_vod

    • Has_Attachments_vod

    • Hide_Attendees_vod

    • iCalUID_vod

    • Importance_vod

    • Is_Cancelled_vod

    • Is_Draft_vod

    • Is_Organizer_vod

    • Is_MS_Teams_Meeting_vod

    • Is_Reminder_On_vod

    • Locations_vod

    • MS_Teams_Join_URL_vod

    • Online_Meeting_Provider_vod

    • Organizer_Name_and_Email_Address_vod

    • Recurrence_vod

    • Reminder_Minutes_Before_Start_vod

    • Response_Requested_vod

    • Show_As_vod

    • Title_vod

    		編集
    ユーザ該当なし該当なし

    • Enable_MS_Outlook_Calendar_vod

    • MS_Graph_API_Authorized_vod

    • MS_Outlook_Last_Pull_Activity_vod

    • MS_Outlook_Last_Push_Activity_vod

    		編集

    *Microsoft Outlook エントリのどの情報を Veeva CRM に取り込むかを制御するために、管理者はインテグレーションに不要であるフィールドに対するユーザの FLS 権限を削除できます。今後のエントリに対してのみ適用される FLS 権限への変更。フィールドに対するユーザの FLS 権限が削除された後も、そのフィールドのデータは、更新および再同期されるまで、Veeva CRM 内の以前に同期された Microsoft Outlook エントリに表示され続けます。

  6. メディカルイベントが有効になっている場合は、管理者とエンドユーザが次の権限を有していることを確認してください:

    オブジェクト

    OLS

    レコードタイプ

    フィールド

    		FLS

    Medical_Event_vod

    R

    該当なし

    • Start_Date_vod
    • End_Date_vod
    • Start_Time_vod
    • End_Time_vod

    読取り

  7. Events Management が有効になっている場合は、管理者とエンドユーザが少なくとも FLS から IsAllDayEvent への読み取りフィールドを用意していることを確認してください。
  8. 以下のオブジェクトに VMOC を有効化します:
  • External_Calendar_vod
  • External_Calendar_Event_vod

ユーザをインテグレーションに割り当てる

インテグレーションをユーザに対して利用可能にするには:

  1. Veeva Microsoft Graph API Integration Connected アプリのポリシーを編集します:
  • Salesforce 設定で、App マネージャ に移動します。

  • Veeva Microsoft Graph API Integration アプリで、管理を選択します。
  • ポリシーの編集を選択します。

  • OAuth ポリシーセクションで、許可ユーザピックリストから管理者承認済みユーザが事前承認されるを選択します。
  • 保存を選択します。

  • OKを選択して変更を確定させます。

  1. プロファイルの管理または権限セットの管理を選択し、Veeva Microsoft Graph API Integration Connected アプリを適切なプロファイルまたは権限セットに割り当てます。
  2. 機能にアクセスが必要な各ユーザのユーザレコード上の Enable_MS_Outlook_Calendar_vod チェックボックスを選択します。

    個々のユーザの Microsoft Outlook インテグレーションを非アクティブ化するには、適切なユーザレコードの Enable_MS_Outlook_Calendar_vod チェックボックスを選択解除します。インテグレーションが終了し、イベントはカレンダー間で共有されません。前に作成された External_Calendar_vod および External_Calendar_Event_vod レコードは Veeva CRM から自動削除されません。管理者は該当するレコードを削除またはアーカイブする必要があります。

ユーザの Microsoft Outlook インテグレーションの再アクティブ化

非アクティブ化されたユーザの Microsoft Outlook インテグレーションを再アクティブ化するには:

  1. ユーザの既存の External_Calendar_vod および External_Calendar_Event_vod レコードを削除またはアーカイブします。
  2. マイスケジュールと Microsoft Outlook のカレンダーの連携 の設定が完了していることを確認します。
  3. 適切なユーザレコードの Enable_MS_Outlook_Calendar_vod チェックボックスを選択します。

ユーザが再アクティブ化された後、Microsoft Outlook 内の Veeva CRM カレンダーで表示されるまで最長 1 時間かかることがあります。

Microsoft Outlook インテグレーションのテスト

Sandbox テストでは、Sandbox 組織をテスト用の Microsoft Outlook アカウントに接続します。1 つの組織内で、各 Microsoft Outlook アカウントは 1 名のユーザにのみ接続可能で、逆もまた同様です。複数のユーザが同一の Microsoft Outlook アカウントを使用することはできません。

同一の Salesforce ユーザに対する複数の Microsoft アカウントの使用はサポートされていません。つまり、1 名の Salesforce ユーザが 1 個の Microsoft アカウントで認証を受けると、同じユーザは別の Microsoft アカウントで再認証を受けることはできません。このユーザが別の Microsoft アカウントで再認証を受けるには、管理者は Veeva に問い合わせる必要があります。

I認証エラーが発生する場合は、組織の IT ログとポリシーを確認し、Veeva にお問い合わせください。

初回ログイン時の Microsoft Outlook へのサインイン

この機能を有効にした後、iPad ユーザが初めて Veeva CRM にサインインすると、Microsoft Outlook にもサインインするよう求められます。または、マイスケジュールから Microsoft Outlook にサインインすることもできます。Microsoft Outlook でシングルサインオンまたは 2 要素認証が有効になっている場合、ユーザは資格情報入力後、シングルサインオンまたは 2 要素認証ページにリダイレクトされます。

組織が Salesforce カスタムドメインまたは Oauth を使用している場合、ユーザが Veeva CRM アプリを開いた際に Microsoft Outlook へのサインインを要求するプロンプトが表示されない場合があります。プロンプトを起動するには、ユーザに Veeva CRM からログアウトするように依頼します。

Veeva CRM から Microsoft Outlook にサインインするには:

  1. Microsoft Outlook のプロンプトからサインインを選択します。ユーザが [今はしない] を選択した場合、後でマイスケジュールからサインインすることができます。

  2. ご利用の Microsoft 会社資格情報 (例「first.last@verteo.com」) を入力し、Microsoft Outlook 認証ダイアログを完了します。使用できるメール資格情報は 1 組織ごとに 1 個のみです。

マイスケジュールで Microsoft Outlook のエントリを表示するには、ユーザの同期が必要です。ユーザを同期せずにマイスケジュールに移動すると、同期するよう求められます。

マイスケジュールからの Microsoft Outlook へのサインイン

または、マイスケジュールから Microsoft Outlook にサインインすることもできます。

ブラウザプラットフォームからサインインするには:

  1. 会社支給の Microsoft Outlook アカウントと個人の Microsoft Outlook アカウントの両方をお持ちの場合は、Microsoft Cookie を削除します。

    サインイン前に Microsoft Cookie を削除しなかった場合、個人の Microsoft Outlook アカウントはマイスケジュールにリンクされます。個人の Microsoft Outlook アカウントをマイスケジュールから削除するには、組織の管理者が Veeva CRM でサポートチケットを記録し、Microsoft Cookie をクリアする必要があります。

  2. マイスケジュールのカレンダーパネルの下にあるカレンダーの追加ボタンを選択します。

  3. ポップアップウィンドウで表示される Microsoft Outlook の認証ダイアログに入力します。必ず自分の Microsoft 会社資格情報を使用してサインインしてください (例「first.last@verteo.com」)。使用できるメール資格情報は 1 組織ごとに 1 個のみです。

    資格情報が追加されると、その資格情報は削除できません。Veeva CRM から Microsoft 資格情報を削除するには、ご所属の組織の管理者が Veeva CRM でサポートチケットを作成する必要があります。

iPad プラットフォームからサインインするには:

  1. マイスケジュールのヘッダーにある歯車アイコンを選択します。

  2. オプションメニューの Outlook セクションのカレンダーに追加ボタンを選択します。

  3. ご利用のデバイスのデフォルトブラウザで Microsoft 会社資格情報 (例「first.last@verteo.com」) を入力し、。使用できるメール資格情報は 1 組織ごとに 1 個のみです。

マイスケジュールで Microsoft Outlook カレンダーエントリを表示します

ユーザが Veeva CRM から Microsoft Outlook に正常にサインインすると、新規作成された、更新された、または削除された Microsoft Outlook カレンダー入力がリアルタイムで Veeva CRM に反映されます。

iPad ユーザは、最近のアップデートを表示するためにデバイスの同期が必要です。

最初のプル後にユーザが Microsoft Outlook で新しいカレンダーを作成すると、新規作成されたカレンダーは 1 時間以内に Veeva CRM に反映されます。新しいカレンダーのエントリに対するリアルタイムの更新は 24 時間以内に利用できます。

ユーザが選択した Microsoft Outlook カレンダーのエントリは、Veeva CRM で作成されたコールやアクティビティと区別するために、色付きのアウトラインで表示されます。

初回同期には、今週の日曜日から現在の日付から 90 日後までの Microsoft Outlook イベントが含まれます。Microsoft Outlook カレンダーを Veeva CRM 内で表示するためには、今後 90 日以内にカレンダーに少なくとも 1 つのイベントが存在する必要があります。初期同期後、イベントは現在の日付から 90 日後まで同期されます。過去の Microsoft Outlook イベントは引き続きマイスケジュールに表示されますが、更新または削除されません。

現在のユーザがエントリの所有者または Outlook イベントの参加者である場合、Microsoft Outlook イベントがマイスケジュールに表示されます。ユーザが Microsoft Outlook カレンダーで将来の Outlook エントリを作成、編集、または削除すると、対応するエントリがマイスケジュール内で更新されます。参加者が Microsoft Outlook イベントを拒否すると、そのエントリは次回の同期でマイスケジュールから削除されます。Microsoft Outlook イベントデータは External_Calendar_vod と External_Calendar_Event_vod オブジェクトにスタンプされます。

Microsoft Outlook カレンダーのエントリは、マイスケジュールでは読み取り専用になります。エントリを選択すると、Microsoft Outlook カレンダーのエントリの詳細情報を含むポップオーバーが表示されます。

マネージャビュー内では、その他のユーザのカレンダーからの Microsoft Outlook エントリは表示されません。

追加の Microsoft Outlook カレンダーの選択

ユーザが複数の Microsoft Outlook カレンダーを所有している場合、マイスケジュールにどの Microsoft Outlook カレンダーを表示するかを選択することができます。カレンダーを選択または選択解除することで表示するカレンダーを切り替えることができます。iPad ユーザの場合、追加のカレンダーがオプションメニューの Outlook セクションの下に表示されます。

ライトニングのマイスケジュールで、その他のカレンダーがカレンダーパネルに表示されます。

マイスケジュールで Microsoft Outlook エントリをプライベートにします

Microsoft Outlook エントリが非公開に設定されていると、最小限必要な情報のみが Veeva CRM に取り込まれます。以下のフィールドが最小限必須です:

  • External_Calendar_vod object:
  • External_Calendar_ID_vod
  • Is_Default_Calendar_vod
  • Title_vod
  • External_Calendar_Event_vod オブジェクト:
  • End_Datetime_vod
  • End_TimeZone_vod
  • Event_Created_DateTime_vod
  • Event_Last_Modified_Datetime_vod
  • External_Calendar_Event_ID_vod
  • Is_All_Day_vod
  • Original_End_TimeZone_vod
  • Original_Start_TimeZone_vod
  • Sensitivity_vod
  • Series_Master_ID_vod
  • Start_Datetime_vod
  • Start_TimeZone_vod

マイスケジュール内で、エントリは非公開として表示されます。

Microsoft Outlook カレンダーで自分のスケジュールエントリを表示する

ユーザが Veeva CRM から Microsoft Outlook へのサインインに成功すると、新しい Veeva CRM カレンダーが Microsoft Outlook 内のマイカレンダーセクションにリアルタイムで表示されます。新しいユーザが Microsoft Outlook アカウントを Veeva CRM に接続する場合、Microsoft Outlook で Veeva CRM カレンダーオプションを表示するには、今後 90 日間のマイスケジュールに少なくとも 1 つのエントリが存在する必要があります。初回同期には現在の週から始まるマイスケジュールのエントリが含まれます。初回同期後、現在の日付以降のイベントが同期されます。過去のマイスケジュールイベントは引き続き Microsoft Outlook に表示されますが、更新または削除されません。レコードが Veeva CRM から Microsoft Outlook にプッシュされると、1 ユーザあたり最大 10,000 件のレコードが各同期でプッシュされます。

エントリの編集と削除は 1 時間ごとに更新されます。ユーザがオフライン中にマイスケジュールのエントリを作成、編集、または削除した場合、デバイスが再びオンラインになった後で、Microsoft Outlook カレンダーのエントリが更新されます。

Microsoft Outlook カレンダーからマイスケジュールエントリを編集することはサポートされません。Microsoft Outlook 内のマイスケジュールエントリに加えられた変更は、Veeva CRM に反映されません。

Microsoft Outlook 内の Veeva CRM カレンダーラベルにはユーザの名前が含まれます。User_vod オブジェクトの User_Identifier_vod フィールドが入力されると、ユーザ ID も追加されます。例: Veeva CRM - Sarah Jones (sjonesUserIdentifier)。カレンダーラベルは初回同期の Veeva CRM からのみプッシュされます。

Veeva では、ユーザは Microsoft Outlook 内で Veeva カレンダーを変更しないことを推奨しています。

Microsoft Outlook のカレンダーには、マイスケジュールの次のタイプのエントリが表示されます:

Microsoft Outlook との連携では会議出席依頼機能はサポートされておらず、未割当のプレゼンテーションおよび対応不可タイムスロットは、Microsoft Outlook のカレンダーには表示されません。

マイスケジュールのエントリが Microsoft Outlook にプッシュされる際、件名、開始日時、およびコンテンツのプロパティに次のフィールド値が設定されます。

Outlook プロパティ

マイスケジュールのエントリタイプ
 

Call2_vod

イベント

Medical_Event_vod

Time_Off_Territory_vod

件名

Formatted_Name_vod*

件名

名前

Reason_vod

開始日時

Call_Datetime_vod (Call_Datetime_vod に入力がない場合、代わりに Date_vod が使用されます) 

StartDateTime

Start_Time_vod 

Time_vod

コンテンツ

Call_Channel_vod フィールドから変換された選択リスト値

–

* 子アカウントが有効になっている時、Child_Account_vod オブジェクトからの Parent_Child_Name_vod フィールド値が代わりに使用されます

特記事項

  • ユーザの Microsoft Outlook カレンダーの全エントリが Veeva CRM に取り込まれます。Veeva CRM に取り込むイベントをフィルタリングしたり制御することはできません。

  • Microsoft のユーザアクセスとリフレッシュトークンは暗号化されたデータベースに保存されます

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