Engage を使用したバーチャルイベントのホスティング

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イベントオーガナイザーは Engage を使用して仮想イベントをホストできます。これによりイベントオーガナイザーは、対面イベントと同じように仮想イベントを計画およびスケジュールできます。

例えば Sarah Jones は、講演者が Ackerman 医師の仮想イベントを計画しています。参加者は Adams 医師と Antonucci 医師です。Sarah はイベントを Event に指定し、Engage Meeting を使ってイベントを開始します。Ackerman 医師、Adams 医師、そして Antonucci 医師が HCP 参加者アプリを使って参加します。

特記事項

  • バーチャルイベントユーザは Engage ユーザグループとして追加されます
  • 参加者はサポート HCP アプリやウェブクライアントを使って参加できます

前提条件

バーチャルイベントの設定

バーチャルイベントを設定するには:

  1. 管理者に以下の権限を付与します:

    オブジェクト

    OLS

    レコードタイプ

    フィールド

    FLS

    EM_Event_vod

    CRUD

    • Assigned_Host_vod
    • Engage_Webinar_vod
    • Status_vod
    • Webinar_Status_vod
    • Webinar_Error_Message_vod
    • Webinar_Error_DateTime_vod

    編集

    EM_Event_Speaker_vod

    CRUD

    • Webinar_Panelist_URL_vod
    • Webinar_Panelist_ID_vod
    • First_Name_vod
    • Last_Name_vod
    • Speaker_Name_vod
    • Engage_Provisioning_Status_vod

    編集

    • Speaker_Formatted_Name_vod
    読取り

    EM_Speaker_vod オブジェクト

    CRUD

    • First_Name_vod
    • Last_Name_vod
    • 名前

    編集

    • Speaker_Formatted_Name_vod
    読取り

    EM_Attendee_vod オブジェクト

    CRUD

    • Webinar_Participant_URL_vod
    • Webinar_Participant_Id_vod
    • Engage_Provisioning_Status_vod

    編集

    Remote_Meeting_vod

    CRUD

    Event_vod

    • Assigned_Host_vod
    • Description_vod
    • Latest_Meeting_Start_Datetime_vod
    • Meeting_Id_vod
    • Meeting_Name_vod
    • Meeting_Outcome_Status_vod
    • Meeting_Password_vod
    • 名前
    • Scheduled_Datetime_vod
    • Scheduled_vod

    編集

    Remote_Meeting_Attendee_vod

    CRUD

    Event_vod

    • EM_Attendee_vod
    • EM_Event_Speaker_vod

    編集

    ユーザ

    CRUD

    • Remote_Meeting_Host_Id_vod
    • Remote_Meeting_Host_Token_vod

    編集

  2. エンドユーザに以下の権限を付与します:

    オブジェクト

    OLS

    レコードタイプ

    フィールド

    FLS

    EM_Event_vod

    • Assigned_Host_vod
    • Engage_Webinar_vod
    • Status_vod
    • Webinar_Status_vod
    • Webinar_Error_Message_vod
    • Webinar_Error_DateTime_vod

    編集

    EM_Event_Speaker_vod

    • Webinar_Panelist_URL_vod
    • Webinar_Panelist_ID_vod
    • First_Name_vod
    • Last_Name_vod
    • Speaker_Name_vod

    編集

    • Speaker_Formatted_Name_vod
    読取り

    EM_Speaker_vod オブジェクト

    • First_Name_vod
    • Last_Name_vod
    • 名前

    編集

    • Speaker_Formatted_Name_vod
    読取り

    EM_Attendee_vod オブジェクト

    • Webinar_Participant_URL_vod
    • Webinar_Participant_Id_vod

    編集

    Remote_Meeting_vod

    該当なしEvent_vod
    • Assigned_Host_vod
    • Description_vod
    • Latest_Meeting_Start_Datetime_vod
    • Meeting_Id_vod
    • Meeting_Name_vod
    • Meeting_Outcome_Status_vod
    • Meeting_Password_vod
    • 名前
    • Scheduled_Datetime_vod
    • Scheduled_vod

    編集

    Remote_Meeting_Attendee_vod

    • EM_Attendee_vod
    • EM_Event_Speaker_vod

    編集

    ユーザ

    • Remote_Meeting_Host_Id_vod

    • Remote_Meeting_Host_Token_vod

    参照

  3. すべての適切なイベントオーガナイザーが Engage を使用する資格があり、すべての適切なグループ会議権限を有していることを確認します。
  4. EM_Event_vod オブジェクトにある Webinar_Status_vod 選択リストのすべての値を有効化します。
  5. 適切な EM_Event_vod オブジェクトページレイアウトに Webinar_Status_vod フィールドを参照専用として追加します。
  6. 適切な EM_Event_Page_Layout_vod レコードに Schedule_Engage_vod ボタンを追加します。
  7. 適切な EM_Event_Page_Layout_vod レコードに Start_Webinar_vod ボタンを追加します。

バーチャルイベントのスケジューリング

イベントをバーチャル会議に指定するには、適切なイベントに進み、Schedule_Engage_vod ボタンを選択します。このボタンは、以下の要件を満たした場合に選択可能になります。

  • 現在のユーザが Engage のライセンスを持っている
  • イベントの Assigned_Host_vod フィールドが空白
  • イベントの Webinar_Status_vod フィールドが Off_vod、Failed_vod、または空白

Engage のスケジュールを選択してから、既存のすべてのイベント講演者およびイベント参加者に参加者用 URL が生成されます。また、Webinar_Status_vod フィールドが On_vod に更新され、レコードタイプ Event_vod を使って対応する Remote_Meeting_vod レコードを作成します。

参加者および講演者のバーチャルイベントへの招待

Approved Email による Engage への招待機能を使って、イベントオーガナイザーは送信ボタンを選択して、Approved Email テンプレートを参加者および講演者に送信できます。

Approved Email テンプレートを使用するには:

  1. Events Management で Approved Email を使用する機能が有効化されていることを確認します。
  2. すべてのユーザに以下の権限を付与します。

    オブジェクト

    OLS

    レコードタイプ

    フィールド

    FLS

    Approved_Document_vod

    Remote_Meeting_vod

    編集

    Sent_Email_vod

    Remote_Meeting_vod

    Related_Transaction_ID_vod

    編集

講演者および参加者固有テンプレートの作成

バーチャルイベントへの招待状として送信する Approved Email テンプレートは特定の講演者または参加者向けに作成することができるため、テンプレートを設計する際の柔軟性が高くなります。

メールテンプレートには、Vault の Events Management 招待テンプレートのタイプが必要です。

  1. 講演者または参加者にオーディエンスフィールドを設定します。空白のままである場合、テンプレートはすべてのオーディエンスタイプに使用可能となります。

    参加者に送信したテンプレートには {{EM_Attendee_vod__c.Webinar_Participant_URL_vod__c}} トークンが含まれます。講演者に送信したテンプレートには {{EM_Event_Speaker_vod__c.Webinar_Panelist_URL_vod__c}} トークンが含まれます。

  2. Events Management プロパティセクションを使用して、希望するイベントタイプとイベントトピックに Approved Email テンプレートを割り当てます。

バーチャルイベントのホスティング

Engage を経由してバーチャルイベントを開始するには、イベントに進み、Start_Webinar_vod ボタン、Engage の開始を開始します。

バーチャルイベント中に、ホストは以下のアクションを実行することができます:

  • 音声の消音/消音解除 – ホストが音声に接続していない場合、[音声に参加する] ボタンが表示されます。ホストはこのボタンを使用して、バーチャルイベント音声に接続する方法を選ぶことができます。
  • 動画の開始/停止
  • コンテンツの共有 – 共有できるコンテンツのタイプはプラットフォームごとに異なります:
  • iPad
  • 画面
  • ホワイトボード
  • ブックマーク
  • 写真
  • オンライン
  • デスクトップ
  • セキュリティ – このボタンはイベントがブラウザ (Classic) プラットフォームでホストされる場合にのみ表示され、以下のアクションを実行することができます。

    オプションは、iPad上で「その他」のメニューを選択することで利用することができます。

  • 会議のロック – 進行中イベントに参加者を追加できないようにします
  • 待合室の有効化 – 詳細は待合室のセクションをご覧ください
  • 参加者に画面の共有を許可する
  • チャットを許可する
  • 参加者に自分の名前の変更を許可する
  • 参加者 – 各参加者のビデオおよび音声のステータスを表示します。さらに、参加者が [挙手] ボタンを選択した場合、挙手アイコンが名前の隣に表示されます。このリストから、ホストは以下のアクションを実行することができます:
  • 参加者の消音/消音解除
  • イベントから削除
  • 動画の開始/停止の確認
  • チャット – チャットが無効になっている場合は表示されません
  • すべての参加者の消音/消音解除
  • 会議の終了 – メッセージ「全参加者に対して会議を終了しますか?」が表示されます

参加者としてバーチャルイベントに参加する

バーチャルイベントの参加者はサポートされる HCP アプリを使用すれば参加することができます。

待合室の使用

待合室は、オーガナイザーの準備ができる前に参加者または講演者が会議に入室しないようにすることができる機能です。

参加者または講演者がイベントに参加すると、ホストにメッセージが表示されます。

参加者を会議に誘導するには:

  1. 参加者ボタンを選択します。
  2. 適切な参加者を選択します。
  3. 承認を選択します。

オプションとして、ホストはすべて承認を選択して、すべての待機中の参加者を承認することができます。

待合室は自動的にすべての会議に有効化されます。イベントオーガナイザーは、セキュリティを選択して、待合室の有効化の選択を解除すると、待合室を無効化できます。

iPad プラットフォームでは、待合室の有効化は会議コントロールメニューのその他メニューにあります。