Approved Email で Engage Meeting 案内メールを送信する

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Engage で Approved Email を使用して、最高 50 名の出席者に会議の案内メールをまとめて送信することができます。メールテンプレートが Engage Meeting への案内メールとして設計されているため、会議ホストは承認済みコンテンツを会議出席者に送付することができます。Engage Meeting の案内メールとして使用される Approved Email テンプレートには、会議情報と、出席者が Engage Meeting に結合する際に使用する出席者固有の URL が含まれます。

例えば、Sarah Jones が Clinton Ackerman と Bob Adams との Engage Meeting を開催するとします。Sarah が Engage Meeting のスケジューリングをする際には、案内メールの送信画面から [送信] を選択後、Approved Email テンプレートを選択します。Clinton Ackerman と Bob Adams が案内メールを受信すると、メールには適切な出席者用リンクと会議情報が自動的に入力されます。

出席者に Engage の案内メールを送信する際には、メールテンプレートレベルで同意書を設定する機能が有効化されていない限り、Approved Email の同意書ルールはデフォルトで無視されます。

Approved Email の案内メールの有効化

Approved Email の案内メールを有効化するには:

  1. Approved Email が有効化されていることを確認します。
  2. インテグレーションユーザに以下の権限を付与します:

    オブジェクトOLSレコードタイプフィールドFLS
    Approved_Document_vodRemote_Meeting_vod該当なし該当なし
    Sent_Email_vodRemote_Meeting_vod
    • Call2_vod
    • Related_Transaction_ID_vod
    編集
  3. エンドユーザに以下の権限を付与します:

    オブジェクトOLSレコードタイプフィールドFLS
    Approved_Document_vodRemote_Meeting_vod該当なし該当なし
    Sent_Email_vodRemote_Meeting_vod
    • Call2_vod
    • Related_Transaction_ID_vod
    編集
  4. 無効の Approved Email エントリポイントの Approved Email 設定に RemoteMeeting_vod が含まれてないことを確認します。
  5. Vault に Engage メールテンプレートをアップロードし、タイプをリモート会議案内テンプレートに設定します。メールテンプレートには以下のトークンを含める必要があります:

    • 会議日時 - {{parentCallDatetime}}
    • 会議 URL - {{Call2_vod__c.Cobrowse_URL_Participant_vod__c}}

    クリックトラッキングは、{{Call2_vod__c.Cobrowse_URL_Participant_vod__c}}{{EM_Attendee_vod__c.Webinar_Participant_URL_vod__c}}、または {{EM_Event_Speaker_vod__c.Webinar_Panelist_URL_vod__c}} トークンを含む Approved Email ではサポートされません。

    会議パスワードが有効化されている場合は、{{Call2_vod__c.Remote_Meeting_vod__r.Meeting_Password_vod__c}} トークンを使用して案内のパスワードを表示します。会議パスワードの詳細は、パスワードで保護された会議の有効化をご覧ください。

  6. 会議ホストに、Vault でタイプが Remote_Meeting_vod の適切なすべての Approved_Document_vod レコードへのアクセス権限があることを確認します。
  7. CRM と同期します。

案内メールは施設には送信されません。

Engage Meeting の案内メールにカレンダーリマインダーを追加する

Approved Email コンテンツ作成者は、Engage Meeting の案内メールにカレンダーリマインダーを追加することができます。

メールテンプレートの任意の領域に {{addToCalendar}} トークンを追加することで、Engage Meeting の案内メールにカレンダーリマインダーを追加することができます。このトークンは Engage 会議メール案内に添付する .ICS (iCalendar) ファイルを生成します。

Veeva では、添付された .ICS ファイルの開き方とカレンダーへのイベントの追加の仕方について、メールテンプレートで手順を提供することが推奨されます。

Approved Email の案内メールで .ICS 添付ファイルを使用する

ユーザが Engage Meeting に関する Approved Email を送信する際に、.ICS 添付ファイルが自動で生成されます。ファイルの情報は、以下のフィールドから生成されます。

  • 会議のタイトル - Remote_Meeting_vod オブジェクトの Meeting_Name_vod フィールド
  • 会議開始時間 - Call2_vod オブジェクトの Call_Datetime_vod フィールド
  • 会議時間 - Call2_vod オブジェクトの Duration_vod フィールド
  • 会議のロケーション - Call2_vod オブジェクトの Cobrowse_URL_Participant_vod フィールド
  • 会議の説明 – Call2_vod レコードの Cobrowse_URL_Participant_vod フィールド
  • 会議 ID – Call2_vod オブジェクトの Remote_Meeting_ID_vod

デフォルトでは、カレンダーのリマインダーにより会議の開始 10 分前に受領者に通知される設定になっています。

既存のカレンダーの案内メールに対する更新はサポートされていません。

ハイパフォーマンスコールレポートから Approved Email で Engageミーティング招待を送信する

ユーザは、ハイパフォーマンスコールレポートからバーチャル会議をスケジュールし、Approved Email を使用して HCP を会議に招待することができます。これにより、手動で会議出席依頼を作成する必要がなくなり、時間を節約できます。招待のテンプレートを使用することで HCP とのやり取りの内容を統一することができ、会議の詳細が自動入力されることにより、誤った内容を送信してしまうリスクを最小限に抑えます。

テンプレート内のトークンにより、メッセージを HCP 向けにカスタマイズできます。また、Approved Email のトラッキング機能を使用することで、エンゲージメントを向上させることができます。

設定

ハイパフォーマンスコールレポートの Approved Email による会議招集の送信をエンドユーザに設定するには、次の手順を実行します。

  1. Approved Email の設定が完了していることを確認します。
  2. ハイパフォーマンスコールレポートが設定され、ユーザにアクセス権があることを確認します。
  3. Engage 会議 がエンドユーザーに対して有効になっていることを確認します。
  4. DISABLED_APPROVED_EMAIL_ENTRYPOINTS_vod Approved Email 設定に Remote_Meeting_vod が含まれていないことを確認します。
  5. 送信済みメールオブジェクトの Remote_Meeting_vod レコードタイプにアクセス権限を付与します。
  6. 少なくとも 1 つの Remote_Meeting_vod レコードタイプを持つ承認済みドキュメントへの読み取りアクセス権を付与します。

Engage 会議のホストが、Zoom のダイヤルイン番号が記載された Engage の会議招集を送信できるようにするには、Remote_Meeting_vod オブジェクトの次のフィールドに対する FLS の編集権限をユーザに付与します:

  • Dial_In_Numbers_vod
  • Meeting_Id_vod

Engage 会議のホストが Zoom の参加 URL を使用してネイティブ Zoom アプリ経由で参加する HCP をサポートする Engage 会議をスケジュールできるようにするには、Remote_Meeting_vod オブジェクトの次のフィールドに対する FLS の編集権限をユーザに付与します:

  • Allow_for_Joining_via_Zoom_vod
  • Zoom_Join_Token_vod

ハイパフォーマンスコールレポートの Approved Email による会議招待を送信する

Approved Email で会議招待を送信するには:

  1. ハイパフォーマンスコールレポートから直接、Engage 会議を選択します。
  2. 招待を送信ボタンを選択します。
  3. 招待用の Approved Email テンプレートを選択します。使用できるテンプレートが 1 つだけの場合は、そのテンプレートがデフォルトで表示されます。

    受領者フィールドには、すべてのアカウントコールの出席者が入力されます。ユーザの出席者は含まれません。グループメールが有効になっている場合、そのコールのビジネスアカウントが受領者として表示されます。

  4. Approved Email で案内を送信。

    受領者の以前のバウンスメールを示すチャネルメトリックレコードが存在する場合、その問題が解決されるまで招待を送信できません。

    Approved Email は、招待送信時に、デフォルトでは同意にチェックを入れません。ただし、メールテンプレートのレベルで同意 (Check_Consent_vod が Yes に設定されている場合) が求められる場合、同意は尊重されます。

参加状況の追跡と招待の詳細を保存するために、送信済みメールのレコードが作成されます。エンドユーザがスケジュールされた Engage Teams 会議の通話にアクセスすると、各出席者の横に招待状を受け取ったかどうかを示すアイコンが表示されます。

Approved Email の会議招集は、送信済みメールのしきい値にカウントされません。

テンプレートには、日付、時刻、参加手順などの主要な会議の詳細が自動的に入力されます。テンプレート内のトークンは、メッセージを受領者に合わせてパーソナライズします。

以下のトークンがサポートされています:

  • {{parentCallDatetime[FORMAT]}} - 会議の日時と書式設定オプション
  • {{insertEngageAndZoomJoinURL}} - Zoom または Engage 経由で会議に参加するためのリンク
  • {{insertZoomDialInNumbers}} - Zoom のダイヤルイン番号

{{addToCalendar}} トークンと {{insertZoomDialInNumbers}} トークンの両方がテンプレートに含まれている場合、Approved Email は、Zoom のダイヤルイン番号を含む ICS カレンダーリマインダーを招待に追加します。

Approved Email のすべての招待には、デフォルトでヘッダーにワンクリック購読解除リンクが含まれます。

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