Approved Email で Engage Meeting 案内メールを送信する

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Engage で Approved Email を使用して、最高 50 名の出席者に会議の案内メールをまとめて送信することができます。メールテンプレートが Engage Meeting への案内メールとして設計されているため、会議ホストは承認済みコンテンツを会議出席者に送付することができます。Engage Meeting の案内メールとして使用される Approved Email テンプレートには、会議情報と、出席者が Engage Meeting に結合する際に使用する出席者固有の URL が含まれます。

例えば、Sarah Jones が Clinton Ackerman と Bob Adams との Engage Meeting を開催するとします。Sarah が Engage Meeting のスケジューリングをする際には、案内メールの送信画面から [送信] を選択後、Approved Email テンプレートを選択します。Clinton Ackerman と Bob Adams が案内メールを受信すると、メールには適切な出席者用リンクと会議情報が自動的に入力されます。

出席者に Engage の案内メールを送信する際には、メールテンプレートレベルで同意書を設定する機能が有効化されていない限り、Approved Email の同意書ルールはデフォルトで無視されます。

Approved Email の案内メールの有効化

Approved Email の案内メールを設定するには:

1. Approved Email が設定されていることを確認します。

2. Approved Email インテグレーションユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   Approved_Document_vod	–	Remote_Meeting_vod	該当なし	該当なし
   Sent_Email_vod	–	Remote_Meeting_vod	Call2_vod Related_Transaction_ID_vod	編集

3. エンドユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   Approved_Document_vod	–	Remote_Meeting_vod	該当なし	該当なし
   Sent_Email_vod	–	Remote_Meeting_vod	Call2_vod Related_Transaction_ID_vod	編集

4. 無効の Approved Email エントリポイントの Approved Email 設定に RemoteMeeting_vod が含まれてないことを確認します。

5. Vault PromoMats/MedComms に Engage メールテンプレートをアップロードし、タイプをリモート会議案内テンプレートに設定します。メールテンプレートには以下のトークンを含める必要があります:

   • 会議日時 - {{parentCallDatetime}}
   • 会議 URL - {{Call2_vod__c.Cobrowse_URL_Participant_vod__c}}

   クリックトラッキングは、{{Call2_vod__c.Cobrowse_URL_Participant_vod__c}}、{{EM_Attendee_vod__c.Webinar_Participant_URL_vod__c}}、または {{EM_Event_Speaker_vod__c.Webinar_Panelist_URL_vod__c}} トークンを含む Approved Email ではサポートされません。

   {{Call2_vod__c.Remote_Meeting_vod__r.Meeting_Password_vod__c}} トークンを使用して招待のパスワードを表示します。

6. 会議ホストに、Vault でタイプが Remote_Meeting_vod の適切なすべての Approved_Document_vod レコードへのアクセス権限があることを確認します。
7. CRM と同期します。

案内メールは施設には送信されません。

Engage Meeting の案内メールにカレンダーリマインダーを追加する

Approved Email コンテンツ作成者は、Engage Meeting の案内メールにカレンダーリマインダーを追加することができます。

メールテンプレートの任意の領域に {{addToCalendar}} トークンを追加することで、Engage Meeting の案内メールにカレンダーリマインダーを追加することができます。このトークンは Engage 会議メール案内に添付する .ICS (iCalendar) ファイルを生成します。

Veeva では、添付された .ICS ファイルの開き方とカレンダーへのイベントの追加の仕方について、メールテンプレートで手順を提供することが推奨されます。

Approved Email の案内メールで .ICS 添付ファイルを使用する

ユーザが Engage Meeting に関する Approved Email を送信する際に、.ICS 添付ファイルが自動で生成されます。ファイルの情報は、以下のフィールドから生成されます。

• 会議のタイトル - Remote_Meeting_vod オブジェクトの Meeting_Name_vod フィールド
• 会議開始時間 - Call2_vod オブジェクトの Call_Datetime_vod フィールド
• 会議時間 - Call2_vod オブジェクトの Duration_vod フィールド
• 会議のロケーション - Call2_vod オブジェクトの Cobrowse_URL_Participant_vod フィールド
• 会議の説明 – Call2_vod レコードの Cobrowse_URL_Participant_vod フィールド
• 会議 ID – Call2_vod オブジェクトの Remote_Meeting_ID_vod

デフォルトでは、カレンダーのリマインダーにより会議の開始 10 分前に受領者に通知される設定になっています。

既存のカレンダーの案内メールに対する更新はサポートされていません。

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