Approved Email で Microsoft Teams の会議招待メールを送信する

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Approved Email を使用すると、ユーザは Microsoft Teams の会議出席者最大 50 名に一度に会議招待を送信できます。Microsoft Teams の会議招待メールとして使用される Approved Email テンプレートには、会議情報と、出席者が Microsoft Teams の会議に参加する際に使用する出席者固有の URL が含まれます。Approved Email テンプレートとトークンでは、日時、会議の URL、パスワード (有効な場合) などの重要な詳細情報がすべて、メールに確実に含まれるようにします。

また CRM Desktop（Windows）のユーザは、Approved Email を使用して、ハイパフォーマンスコールレポート 内から Microsoft Teams の会議をスケジュールし、会議の詳細を記したメールを HCPs に送信することもできます。

Microsoft Teams 会議 Approved Email の案内メールの設定

この機能を設定するには:

1. 以下の設定が完了していることを確認します:
   • Approved Email の設定
   • Microsoft Teams ミーティングのスケジュール作成と開始

2. Engage カスタム設定 ENGAGE_LINK_APPS_vod に ApprovedEmail が含まれていることを確認します。

3. 無効の Approved Email エントリポイントの Approved Email 設定に Microsoft_Teams_Meeting_Invite_vod が含まれてないことを確認します。

4. 少なくとも 1 つの Microsoft_Teams_Meeting_Invite_vod レコードタイプを持つ承認済みドキュメントへの読み取りアクセス権を付与します。

5. ユーザが Approved Email を使用して Microsoft Teams 会議リンクを共有できるようにするには、次のオブジェクト参照トークンを使用して Approved Email のテンプレートを作成します:

   {{Call2_vod__c.MS_Teams_Remote_Meeting_vod__r.MS_Teams_Meeting_Link_vod__c}}

6. Sent_Message_vod オブジェクトの以下の Remote_Meeting_Invite_Link_vod レコードタイプの選択リスト値を有効化します:

   • Sent_Via_vod フィールドの Engage_Chat_vod 選択リスト値を有効にします
   • Transaction_Type_vod フィールドの MS_Teams_Join_URL_vod 選択リスト値を有効にします

出席者に Microsoft Teams の招待メールを送信する際には、メールテンプレートレベルで同意書を設定する機能が有効化されていない限り、Approved Email の同意書ルールはデフォルトで無視されます。

Approved Email 招待メールテンプレートの作成

コンテンツ作成者は、ユーザが会議招待を送信できるようになる前に、Approved Email のテンプレートを作成する必要があります。PromoMats/MedComms で Microsoft Teams の会議用の Approved Email 招待テンプレートを作成する際は、以下のガイドラインに従ってください。

• テンプレートタイプを microsoft_teams_meeting_invite__v に設定します。
• メールテンプレートには以下のトークンを含める必要があります:
• 会議日時 - {{parentCallDatetime}}
• 会議 URL - {{Call2_vod__c.MS_Teams_Remote_Meeting_vod__r.MS_Teams_Meeting_Link_vod__c}}

上記トークンをテンプレートに追加すると、日時や参加方法などの重要な会議詳細が自動入力されます。テンプレート内のその他のトークンは、メッセージを受領者に合わせてパーソナライズします。

Approved Email で Microsoft Teams の会議招待メールを送信する

Approved Email を送信して Microsoft Teams の会議にユーザを招待するには:

1. コールレポートの [招待を送信] ボタンを選択します。

2. iPad では共有モーダルで、またはドロップダウンメニュー (ブラウザ) からメールを選択します。

   

   

3. 招待用の Approved Email テンプレートを選択します。使用できるテンプレートが 1 つだけの場合は、そのテンプレートが既定で表示されます。

   受信者フィールドには、すべてのアカウントコールの出席者が入力されます。ユーザの出席者は含まれません。グループメールが有効になっている場合、そのコールのビジネスアカウントが受信者として表示されます。

4. Approved Email で案内を送信。

参加状況の追跡と招待の詳細を保存するために、送信済みメールのレコードが作成されます。

Approved Email の会議招待は、送信済みメールのしきい値にカウントされません。

案内メールは施設には送信されません。

標準コールレポートに加えて、ユーザは、ハイパフォーマンスコールレポートから MS Teams 会議をスケジュールし、Approved Email を使用して HCPs を会議に招待することができます。

ハイパフォーマンスコールレポートから会議招待を共有するには、[招待を共有] ボタンを選択します。

Microsoft Teams の会議招待メールにカレンダーリマインダーを追加する

Approved Email コンテンツ作成者は、Microsoft Teams の会議招待メールにカレンダーリマインダーを追加することができます。

メールテンプレートの任意の領域に {{addToCalendar}} トークンを追加することで、Microsoft Teams の会議招待メールにカレンダーリマインダーを追加することができます。このトークンは Microsoft Teams の会議招待メールに添付する .ICS (インターネットカレンダリングおよびスケジュール) ファイルを生成します。

Veeva では、添付された .ICS ファイルの開き方とカレンダーへのイベントの追加の仕方について、メールテンプレートで手順を提供することが推奨されます。

Approved Email の案内メールで .ICS 添付ファイルを使用する

ユーザが Microsoft Teams の会議に関する Approved Email を送信する際に、.ICS 添付ファイルが自動で生成されます。ファイルの情報は、以下のフィールドから生成されます。

• 会議タイトル – Call2_vod__c.MS_Teams_Remote_Meeting_vod__r.Meeting_Name_vod__c
• 会議開始時間 - Call2_vod オブジェクトの Call_Datetime_vod フィールド
• 会議時間 - Call2_vod オブジェクトの Duration_vod フィールド.Null の場合は、30 分がデフォルトとなります。
• 会議場所 – Call2_vod.MS_Teams_Remote_Meeting_vod__r.MS_Teams_Meeting_Link_vod__c
• 会議説明 – Call2_vod.MS_Teams_Remote_Meeting_vod__r.MS_Teams_Meeting_Link_vod__c

デフォルトでは、カレンダーのリマインダーにより会議の開始 10 分前に受領者に通知される設定になっています。

既存のカレンダーの案内メールに対する更新はサポートされていません。

関連トピック

• Approved Email コンテンツの作成
• Approved Email テンプレートを作成する
• Microsoft Teams ミーティングのスケジュール作成と開始