送信前の Approved Email のレビュー

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Approved Email は、{{requiresReview}} トークンを適切なコンテンツに追加して受領者に送信される前に追加レビューが必要であるとマークすることができます。これにより、メールの最終的な内容を受信者に送信する前に確認および承認できるようになり、コンプライアンスチェックのレベルが向上します。

さらに、この機能は Approved Email のその他の形式、例えば署名トランザクションの Approved Email 受領などで使用して、特定のビジネス条件が満たされるまでメールの送信を保留することができます。

例えば、Sarah Jones が追加承認が必要と指定されているコンテンツを含む Approved Email を作成するとします。彼女が Ackerman 医師にメールを送信すると、コンプライアンスユーザによるレビューを最初に受けることになります。レビューでは送信されたメールがレンダリングされコンテンツ全体を確認することが可能です。コンプライアンスユーザは、コンプライアンス上準拠しない表現があることに気づき、メールを却下し、却下の理由を記載します。Sarah Jones には、却下が通知され、コンプライアンスユーザによって提供された理由を確認することができます。彼女は却下の理由を修正した別のメールを Ackerman 医師宛てに作成し、メールを再送信します。コンプライアンスユーザはメールを承認し、Ackerman 医師に送信します。

別の例では、Sarah Jones が Ackerman 医師を訪問し、Cholecap の注文を受けたとします。彼女の組織では署名トランザクションの Approved Email 受領が有効になっているため、彼女は注文に対する Ackerman 医師の注文の受領書となる Approved Email も送信します。Sarah の会社は、ベンダーによる注文の処理が確認されるまで受領書を送信しないことを求めているため、受領書はすぐに Ackerman 医師に送信されません。注文が処理されると、外部プロセスによって受領書のステータスが更新され、Ackerman 医師に送信されます。

特記事項

• これらのメールを表示、承認、または却下するプロセスの作成は、お客様にて実施する作業になります
• この機能は、レンダリングされた Approved Email コンテンツのプレビュー機能と一緒に使用して、レンダリングされた Approved Email が被験者に表示される通りに表示し、承認プロセスを支援することができます
• メールが承認または却下されると、ステータスを再度編集することはできません

Approved Email のレビューの設定

この機能を有効にするには:

1. マルチチャネルアラートを有効化します。

2. エンドユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   Sent_Email_vod	CRU	－	Reject_Reason_vod Review_Datetime_vod	参照

3. インテグレーションユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   Sent_Email_vod	CRUD	－	Email_Content_vod Email_Content2_vod	編集

4. Approved Email レビューアに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   Sent_Email_vod	RU	－	Reject_Reason_vod Review_Datetime_vod Reviewer_vod Status_vod	編集

5. すべての Sent_Email_vod レコードタイプに以下の Status_vod 選択リスト値を有効化します:

   • Pending_Approval_vod
   • Approved_vod
   • Rejected_vod
6. Sent_Email_vod オブジェクトのすべての適切な VMOC に Sent_Datetime_vod フィールドを参照する WHERE 句がないことを確認します。これは、拒否されたメールに送信済み日時がないためです。VMOC に日時を使用したいお客様は、Capture_Datetime_vod フィールドを参照する必要があります。

7. すべての適切な Approved Email テンプレートに {{requiresReview}} トークンを追加します。

   このトークンは、Approved Email の編集モードまたはプレビューモードのエンドユーザにはレンダリングされず、受信者にもレンダリングされません。

レビューにマークされた Approved Email を送信する

エンドユーザが {{requiresReview}} トークンを含む Approved Email の送信を選択すると、メールはすぐに受領者に送信されません。その代わりに、以下の処理が自動的に実行されます:

• 送信されたメールのステータスが保留中になり、メールが有効なレビューアによる承認を受ける必要があることを示します。
• 以下の Sent_Email_vod フィールドが以下の情報でスタンプされます:
• Email_Content_vod および Email_Content2_vod フィールド – メールの最終 HTML コンテンツでスタンプされます
• Subject_vod – 送信されたメールの件名でスタンプされます

• User_Input_Text_vod – エンドユーザが以下の形式を使用して入力した自由テキストまたはリッチテキストでスタンプされます:

  [{“トークン名前”: “ユーザ入力テキスト},{“トークン名”: “ユーザ入力テキスト”}]

  例: [{"customText": "Example"},{"customRichText": "<b>Bold Example</b>"}]

• 送信済みメールのステータスは、承認保留に更新されます。

スタータスが承認保留の送信済みメールは、お客様定義のプロセスを介してユーザがレビューし、Status_vod フィールドを Approved_vod または Rejected_vod に更新することによって承認または却下することができます。

エンドユーザがメールをスケジュールしておらず、すぐにメールを送信する場合、メールは 14 日以内にレビューアによる承認を受ける必要があります。これを越えた場合、メールは承認されても送信されません。

メールが承認または却下されると、以下の情報が送信済みメールにスタンプされます:

• Review_Datetime_vod – メールが承認または却下された日時
• Reviewer_vod – メールを承認または却下した CRM ユーザを参照します

レビューアがメールを承認した場合、メールは次にインテグレーションによって処理されるときに受領者に送信されます。

レビューアがメールを却下した場合、Rejected_Reason_vod フィールドに却下の理由を入力することができます。却下されたメールは処理されず、受領者に送信されません。エンドユーザには、マルチチャネルアラートによりメールが却下されたことが通知されます。

エンドユーザはアカウントのタイムラインで承認されたメールを表示することができます。

Approved Email の却下のアラートを表示する

メールの送信が却下されると、メールを送信した Approved Email エンドユーザに緊急レベルのマルチチャネルアラートにより却下が通知されます。これによって、エンドユーザはメールが送信されなかったことがわかり、メールが却下された理由を知ることで今後メールが却下されないようにすることができます。

このアラートは、エンドユーザに以下の情報を表示します:

• レコードの Reviewed_Datetime_vod フィールドに定義されているレビュー日時
• 使用された Approved Email テンプレート名
• レコードの Rejected_Reason_vod フィールドに定義されている却下理由