予定外参加者

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この機能は、予定外の参加者に対して署名等のディテールの登録および記録を素早く正確に行う方法を提供します。イベントでは、イベントのディテールや費用を正確に報告するために、予定外参加者を含むすべての参加者を登録する必要があります。その後イベントコーディネータは、報告の準拠要件を満たすために、アカウントとユーザの CRM データベースレコードリストに対して参加者リストを照合することができます。

設定

予定外参加者を設定するには:

  1. すべてのユーザに以下の FLS 権限を付与します:

    オブジェクト フィールド ユーザアクセス
    EM_Event_Rule Walk_In_Fields_vod 参照
    EM_Attendee_vod
    • City_vod
    • Email_vod
    • First_Name_vod
    • Last_Name_vod
    • Meal_Opt_In_vod
    • Phone_vod
    • Status_vod
    • Walk_In_Status_vod フィールド
    • Walk_In_Reference_ID_vod
    • Zip_vod
    編集
    Event_Attendee_vod
    • City_vod
    • Email_vod
    • First_Name_vod
    • Last_Name_vod
    • Phone_vod
    • Walk_In_Status_vod フィールド
    • Zip_vod
    編集
    Medical_Event_vod
    • Event_Display_Name_vod
    • Walk_In_Fields_vod
    編集
    EM_Event_vod
    • Event_Display_Name_vod
    • Walk_In_Count_vod
    • Walk_In_Fields_vod
    編集
  2. すべてのユーザに、EM_Event_Rule_vod オブジェクトの Walk_In_Fields_vod レコードタイプに対するアクセス権限を付与します。

    このフィールドにはサインインルールのデフォルトラベルがあります。

  3. データ管理者に EM_Event_Rule_vod オブジェクトの Walk_In_Fields_vod フィールドに対する FLS 編集権限を付与します。
  4. 既存のイベント設定から、タイプが予定外参加者フィールドの新規イベントルールレコードを作成します。
  5. 予定外参加者のイベント登録フォームに表示すべきフィールドの一覧を使って予定外参加者フィールドに入力します。

    • フィールド構文は「;FieldName1;FieldName2;…;FieldNameN:」です。
    • フィールド名の後に <R> を使用して、予定外参加者の登録フォームに必須のフィールドであることを示します。例: ;Last_Name_vod<R>;First_Name_vod<R>;

      Last_Name_vod フィールドは、予定外参加者フィールドのリストに含め、必須とマークする必要があります。

    • これらのフィールドは、EM_Attendee_vod と Event_Attendee_vod オブジェクトの両方に必要で、さらにユーザがリストされているすべてのフィールドに対する FLS 編集権限を持っている必要があります。
    • 以下のタイプのカスタムフィールドがサポートされます:

      Walk_In_Fields_vod フィールドにカスタムフィールドを追加する際には、カスタムフィールドの API 名を使用します。__c は含めないでください。

    • テキスト (最大 255 文字)
    • メール
    • 電話
    • 選択リスト
    • チェックボックス (UI にはい/いいえの選択リストとして表示されます)

  6. Event_Attendee_vod オブジェクトの既存の Attendee_Selection_vod 入力規則の数式を次のように変更します:

    AND(LEN( Account_vod__c ) < 1,LEN( Contact_vod__c ) < 1,LEN( User_vod__c ) < 1,LEN(EM_Attendee_vod__c) < 1,LEN(EM_Event_Speaker_vod__c) < 1, ISBLANK(TEXT(Walk_In_Status_vod__c)))

Walk_In_Fields_vod イベントルールが存在し、ユーザがイベントを作成する場合、イベントルールの Walk_In_Fields_vod フィールド値は、EM_Event_vod レコードとその対応する Medical_Event_vod オフラインレコードでスタンプされます。イベントの予定外参加者の登録フォームに 1 回限りの変更を作成するには、EM_Event_vod レコードの Walk_In_Fields_vod 値を手動で編集します。

ルールが存在せず、Walk_In_Fields_vod 値がイベント上で手動で上書きされない場合は、このイベントに対して予定外参加者の登録はできません。予定外参加者の登録をさせないようにするには、登録のリンクを非表示にします。

予定外参加者としてイベントにサインインする

詳しくは、予定外参加者としてサインインするをご覧ください。

予定外参加者として調整する

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イベント後には、予定外参加者のディテールを特定のアカウントまたは CRM システムのユーザと調整させて、参加者リストを整理する必要があります。参加者調整を有効化するには:

  1. 適切な Event_Layout_vod レコードの Visible_Buttons_vod フィールドに Attendee_Reconciliation_vod ボタンを追加します。
  2. VODAttendeeReconciliation Apex クラスにアクセス権限を付与します。
  3. Event_Attendee_Reconciliation_vod Visualforce ページにアクセス権限を付与します。

一致の検索をする

メイン調整ページには、予定外参加者のリストと検索エリアが含まれます。ユーザはリストから参加者を選択して、CRM システムで一致する可能性があるアカウントを検索します。

検索機能は、一致の可能性を表示する際に重み付けされた検索を使用します。以下のフィールドは、重みの降順に検索機能によって使用されます:

  • メール
  • 電話
  • 郵便番号
  • テリトリー – 結果がユーザのテリトリーであるかどうかを示します。
  • 市区郡

姓フィールドが必須です。

例えば、Sarah Jones がカリフォルニア州オークランド市を拠点にしており、イベントをホストするとします。イベント参加者の 1 人が Fred Miller としてサインインします。Sarah がイベントの予定外参加者を調整すると、Fred Miller に複数の結果があります。テリトリーフィールドのほうが姓フィールドよりも重み付けされているため、Sarah のテリトリーにいるオークランド市の Frederick Miller がニュージャージー州の Fred Miller よりも先に表示されます。

これまで検索結果では、フィールドは重み付けされませんでした。

予定外参加者に一致する可能性があるアカウントを検索するには:

  1. 参加者を選択します。検索可能なフィールド (姓、名、メール、市区郡、電話、郵便番号) のいずれかが登録フォームに入力されている場合、これらの値は参加者調整検索画面でプリセットされます。
  1. 一致の検索または予定外参加者の却下を選択します。

    予定外参加者の却下は、参加者がトラッキングや報告の目的のために CRM アカウントに一致する必要がないことを示し、参加者の予定外ステータスを Dismissed_vod に設定します。参加者レコードは削除されません。

検索を開始すると、ユーザは予定外参加者と既存の CRM アカウントまたはユーザ間の一致を確認することができます。リセットボタンを使用して一致をリセットすることもできます。

CRM レコードに自動一致する参加者がある場合があります。これは、登録フォームに入力されたメールアドレスまたは姓名に正確に一致するアカウントまたはユーザが 1 件ある場合に起こります。自動一致を有効化するには、Attendee_Automatch_Mode_vod Events Management 設定に値「1」を入力します。値が「0」の場合は自動一致が無効になります。

アカウント、住所およびユーザオブジェクトが検索中に使用されます。一致の結果には、名前、電話番号の一覧、メールおよび全住所が返されます。一致するデータは赤字で表示されます。メールアドレスによる一致や名前の完全一致など、より一致度合いが高いレコードが上部に表示されます。

すべての予定外参加者が一致するか却下されたら、調整を完了することができます。すべての参加者が一致するか却下される前に調整の完了を選択すると、残る参加者がすべて自動的に却下されることを指摘する確認メッセージが表示されます。調整が完了すると、EM_Event_vod レコードの Attendee_Reconciliation_Complete_vod チェックボックスが選択されます。これにより、マネージャおよび管理者はイベントを完了させる前に調整が終わっているかを確認することができます。

iPad プラットフォームでは、接続モードにする必要があります。ディテールは接続モードおよび非接続モードをご確認ください。

調整ページから予定外参加者を新規追加する際には、フィールドレベルの検証エラーのみがサポートされます。

ユーザまたはイベント国に基づき予定外参加者の調整を制限するとき一致を返しました。詳しくは、テリトリー外検索の制限をご覧ください。

予定外参加者ステータスの設定

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管理者は、予定外参加者の作成フォームのステータスフィールドの値をカスタマイズできるようになったほか、ステータスフィールドのデフォルト値も設定できるようになりました。これにより、参加者を書面のサインインフォームからシステムに手動でコピーする際に、各参加者のステータスを個別に選択する必要がなくなります。

例えば、Sarah Jones が、イベントをサポートする予定外参加者をホストするイベントオーガナイザーであるとします。Sarah のイベントのイベントルールは、予定外参加者のデフォルトステータスを「出席済」と設定します。

予定外参加者のステータスを設定する

デフォルトステータスを設定するには:

  1. Event_Attendee_vod オブジェクトに EM_Attendee_vod オブジェクトと同じ使用可能なレコードタイプのリストがあることを確認します。
  2. Event_Attendee_vod オブジェクトのデフォルトのレコードタイプを EM_Attendee_vod オブジェクトのデフォルトのレコードタイプと同じに設定します。
  3. Event_Attendee_vod オブジェクトのすべてのレコードタイプの Status 選択リストを編集し、EM_Attendee_vod オブジェクトのすべてのレコードタイプのステータス選択リストと一致させます。
  4. EM_Event_Rules_vod オブジェクトの Walk_In_Attendee_Statuses_vod フィールドに対して、管理者には FLS 編集権限を、ユーザには FLS 参照権限を付与します。
  5. EM_Event_Rules_vod オブジェクトの予定外参加者フィールドのページレイアウトに Walk_In_Attendee_Statuses_vod フィールドを配置します。

予定外参加者のステータスをカスタマイズする

ステータスフィールドの値をカスタマイズするには:

  1. 適切な予定外参加者フィールドのイベントルールに進み、編集を選択します。
  2. 以下の構文を使用して、Event_Attendee_vod オブジェクトの Status_vod 選択リストから希望する値を Walk_In_Attendee_Statuses_vod フィールドに入力します:

    • ;Status1_vod;Status2_vod; など。

値は、新規予定外参加者フォームのステータス選択リストに入力された順に表示され、最初のステータスがデフォルトで表示されます。

このフィールドに値が 1 つだけ入力された場合、それが新規予定外参加者フォームのデフォルトステータスとなり、読取り専用となります。