ドキュメント、添付ファイル、Salesofrce ファイルのアップロード

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ユーザは、ドキュメントタブおよび添付ファイルタブでドキュメントをオフラインで保存および表示することができます。Veeva CRM は、ユーザが埋め込みブラウザーでオンラインになる場合を含め、iPad プラットフォームでのクラウドストレージアプリからの添付ファイルのアップロードをサポートしていません。

Lightning Experience およびモバイルデバイスで Lightning を有効化しているユーザの場合、添付ファイルは Salesforce ファイルとしてアップロードされます。ユーザはドキュメントをモバイルデバイスのドキュメントタブにアップロードすることはできません。詳細は、Salesforce ファイルの使用およびモバイルデバイスに Salesforce ファイルを添付を参照してください。

表示フォルダにオフライン表示で利用できるファイルが 1 つ以上あれば、ホームページの Sunrise バーにドキュメントタブが表示されます。ユーザはフォルダを切り替えてコンテンツを表示したり、埋め込みプレビューウィンドウのファイルを表示する行を選択したりできます。

ファイルが存在しない場合、タブは表示されません。

iPad ユーザもこのタブを使用して、Vault の関連項目ドキュメントタイプのすべての有効な承認済みドキュメントを表示することができます。これらがデバイスで利用できる唯一のドキュメントである場合、タブの承認済みドキュメントのラベルが変更されます。Windows ユーザはこのタブから承認済みドキュメントを表示できません。

デバイスの向きに応じてドキュメントタブのすべてのファイルが自動回転します。

添付ファイル関連リストは、マイドキュメントタブと同じですが、ファイルがフォルダに格納されない点が異なります。添付ファイルは CRM 以外の関連プログラムに表示されます。CRM に戻るには、アプリケーションに進みます。

ファイルの共有

ファイルを iOS プラットフォームの埋め込みビューアに表示すると、ユーザはドキュメントを印刷したり、同じファイル形式に対応している別のアプリに表示したりできます。例えば、ユーザが CRM for iPad で PowerPoint ファイルのアクセス権限を持ち、iPad に Keynote がインストールされている場合、プレビューウィンドウには Keynote でファイルを開くオプションが表示されます。

この共有機能は iOS 専用で無効にすることはできません。ただし、iOS では、設定プロファイルが共有パネルに表示されるアプリケーションを決定できます。

ドキュメント、添付ファイル、Salesforce ファイルの設定

添付ファイルの設定は、2 段階の手順で実行します。最初の手順では、添付オブジェクトの VMOC レコードによって、同期時にユーザのデバイスにダウンロードされる添付レコードが決定されます。デフォルトフィルタは、これらのレコードを Product_vod オブジェクトの添付ファイルである署名グラフィック画像に制限します。通常、親オブジェクトに対して VMOC の [添付ファイルを含める] チェックボックスを設定することによって、添付ファイルが同期に含まれます。その他にも、完全同期添付 VMOC 入力があります。これは、全オブジェクトタイプに特定の Veeva 固有の添付ファイルを同期することを目的としています。

次の手順では、どのオブジェクトで添付ファイルを有効にするかを選択し、メモと添付ファイル関連リストをページレイアウトに追加します。次に、対応する VMOC レコードで、これらのオブジェクトに対して [添付ファイルを含める] フィールドを TRUE に設定します。これによって添付レコードのダウンロード処理がトリガーされますが、添付ファイルは常にオンデマンドモデルに従うため、実際のファイルはダウンロードされません。実際のファイルは、ユーザが関連リストからファイルをタップしたときに、ユーザのデバイスにダウンロードされます。ダウンロードされると、ネットワーク接続が無効でも添付ファイルを表示することができます。

VMOC レコードの Include_Attachments_vod フィールドに TRUE が設定される前に作成された添付ファイルを同期するには、ユーザデータベースをリフレッシュしてください。

ドキュメントを表示するには VMOC が必要です

オフラインでドキュメントを表示します

標準の同期設定ではドキュメントレコードのキーワードフィールドに「offline」とテキストを追加することで、個々のファイルがオフラインで表示できるようになります。管理者は、各フォルダレコードの表示コントロールを調整することによって、公開フォルダでユーザにファイルを表示することができます。ユーザにドキュメントオブジェクトの表示権限があれば、自分のプライベートのマイパーソナルドキュメントフォルダをいつでも表示できます。このフォルダ内のファイルを、他のユーザと共有することはできません。

オンラインで添付ファイルの削除直後に差分同期が行われた場合、削除された添付ファイルは、オフラインデバイスで引き続き表示される場合があります。オンラインで削除された添付ファイルにオフラインでアクセスするとエラーが表示されます。Veeva では、オンラインで添付ファイルを削除した後は、数分待ってから差分同期を実行されることをお勧めします。

PDF ドキュメントの内部および外部ハイパーリンクが残ります。

このファイルに表示権限を持つすべてのユーザが、オフライン設定の影響を受けます。ユーザ単位またはプロファイル単位でオフラインの表示を制限することはできません。

Veeva CRM は、外部ソースからのファイルのダウンロードもサポートしています。管理者は、新規ドキュメントレコードを作成する際に、実際のファイルをアップロードする代わりに、ファイルの URL を参照することができます。キーワードフィールドに offline および downloadurl が表示されると、URL の場所からファイルがデバイスにダウンロードされます。キーワードはカンマで区切ってください。外部にあるファイルの動作は、デバイス上にある通常のファイルと同じです。

ドキュメントは同期中にダウンロードすることも、オンデマンドでアクセスすることも可能です。オンデマンドモデルでは、ドキュメントを記述するメタデータのみが同期中にダウンロードされます。実際のファイルはユーザがドキュメントの表示を希望したときにサーバから取得されます。つまり、デバイスにはその時点での有効なネットワーク接続が必要です。

ドキュメントのダウンロード後は、ネットワーク接続なしのオフラインでアクセスできます。サーバ上のドキュメントが更新された場合、ユーザは同期されてから最初にドキュメントを表示しようとしたときに新しいバージョンをダウンロードするように求められます。これにより、ユーザには常に有効な最新バージョンが表示されます。

オンデマンドモデルの設定の判断は、ユーザがオフラインでアクセスできるドキュメントのサイズと数に基づきます。ユーザがアクセスするドキュメントのサイズが小さく、数も限られている場合は、同期中のダウンロードにかかる時間も対応可能な範囲です。しかし、ユーザが複数のフォルダで多数のドキュメントにアクセスするような場合やファイルのサイズが非常に大きい場合、オンデマンドモデルがよりよい選択肢となります。

ドキュメントのオンデマンドモデルを有効化するには、ドキュメントオブジェクトの VMobile オブジェクト設定レコードのフィールドリストを除外フィールドに本体フィールドを追加します。これにより、実際のファイルを含む本体フィールドが同期処理に含まれなくなります。