必須イベント資料ルール

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必須イベント資料ルールは、イベントアクションが実行される前にイベントにサポート文書を添付するようイベントオーガナイザーに求めることで、イベント全体のコンプライアンスと監査証跡を改善します。

必須イベント資料ルールは、違反したイベントオーガナイザーに警告を行うか、違反が修正されるまでプロセスを禁止するよう設定することができます。

例えば、Sarah Jones がイベントを主催するとします。イベントを終了しようとすると、先に受領、書面のサインインシートのコピー、イベントに使用した最終版のすべてのイベント資料を送信する必要があるという警告が表示されます。Sarah は、会社の監査がレビューを行ったこれらの資料をイベントに添付し、イベントを終了します。

これらのルールタイプの詳細は、イベント資料ルールの例を参照してください。

前提条件

• イベントビジネスルール
• イベント資料を管理する

必須イベント資料ルールの設定

この機能を設定するには:

1. 管理者に以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Business_Rule_vod	CRUD	EM_Required_Event_Material_Rule_vod	Comment_Required_vod EM_Event_Material_vod Global_Rule_vod Warning_Text_vod Warning_Type_vod	編集
   EM_Event_Override_vod	CRUD	EM_Business_Rule_Soft_Warning_On_Action_vod	Comment_Box_vod Comment_vod EM_Event_Material_vod Event_Action_vod Event_vod RecordTypeId Status_vod Veeva_ID_vod Warning_Text_vod	編集
   EM_Event_History_vod	CRUD	EM_Business_Rule_History_vod	Action_Datetime_vod Action_Type_vod EM_Attendee_Account_vod EM_Attendee_Contact_vod EM_Attendee_User_vod EM_Business_Rule_Configuration_vod EM_Business_Rule_Type_vod EM_Business_Rule_vod EM_Event_Material_vod EM_Event_Speaker_vod Event_Action_vod Event_vod Expense_Type_vod Platform_vod Record_Violated_ID_vod Record_Violated_Name_vod Run_Rule_Type_vod User_vod Warning_Type_vod	編集
   EM_Event_Material_vod	CRUD	Required_Attachment_vod	Attachment_Requirement_vod Event_vod Has_Attachment_vod Name_vod Required_Event_Action_vod	編集

2. エンドユーザに以下の権限を付与します:

   オブジェクト	OLS	レコードタイプ	フィールド	FLS
   EM_Business_Rule_vod	R	該当なし	Comment_Required_vod EM_Event_Material_vod Global_Rule_vod Warning_Text_vod Warning_Type_vod	参照
   EM_Event_Override_vod	CRUD	EM_Business_Rule_Soft_Warning_On_Action_vod	Comment_Box_vod Comment_vod EM_Event_Material_vod Event_Action_vod Event_vod RecordTypeId Status_vod Veeva_ID_vod Warning_Text_vod	編集
   EM_Event_History_vod	CR	EM_Business_Rule_History_vod	Action_Datetime_vod Action_Type_vod EM_Attendee_Account_vod EM_Attendee_Contact_vod EM_Attendee_User_vod EM_Business_Rule_Configuration_vod EM_Business_Rule_Type_vod EM_Business_Rule_vod EM_Event_Material_vod EM_Event_Speaker_vod Event_Action_vod Event_vod Expense_Type_vod Platform_vod Record_Violated_ID_vod Record_Violated_Name_vod Run_Rule_Type_vod User_vod Warning_Type_vod	編集
   EM_Event_Material_vod	CRU	Required_Attachment_vod	Attachment_Requirement_vod Event_vod Has_Attachment_vod Name_vod Required_Event_Action_vod	編集

3. 以下の EM_Event_Material_vod ボタンを以下の Visualforce ページで上書きします。

   • 編集 – Set to EM_Event_Material_Edit_vod
   • 新規 – Set to EM_Event_Material_Edit_vod
   • 表示 – Set to EM_Event_Material_View_vod

4. すべてのユーザに以下の Apex クラスへのアクセス権限を付与します。

   • VeevaEmBusRuleModel
   • VeevaEmBusRuleUtils
   • VeevaEmBusRuleMaterial

必須イベント資料ルールの作成

管理者としてイベント資料ルールを作成するには:

1. イベントビジネスルールタブに進みます。
2. レコードタイプがEM_Required_Event_Material_Rule_vod のイベントビジネスルールを新規作成します。
3. 次へを選択します。

4. 以下のフィールドを入力します。

   • 名前

   • Run_Rule_Event_Action_vod – 適切なボタン名を入力します。イベントオーガナイザーがボタンを選択すると、ルールが実行されます。

     このフィールドには 1 つのボタン名のみを入力してください。Reschedule_vod および Cancel_Event_vod ボタンはサポートされているイベントアクションではありません。定義済みイベントアクションとしてこれらのボタンを使用するルールは実行されません。

   • EM_Event_Material_vod – 作成される EM_Event_Material_vod レコードの名前
   • Global_Rule_vod – イベントビジネスルール設定レコードを介して関連付けられた国に関係なく、ルールをすべての国に適用します
   • Warning_Type_vod – ハードワーニングまたはソフトワーニングを選択します。ディテールは、警告テキストとトークンを参照してください。
   • Warning_Text_vod – このルールが違反された場合に Veeva メッセージを表示します。ディテールは、警告テキストとトークンを参照してください。
   • Comment_Required_vod – 警告タイプがソフトワーニングの場合にのみ表示されます。以下のいずれかのオプションを選択します。
   • 必須 – ソフトワーニングを却下する際、オーガナイザーはコメントを残す必要があります
   • オプション – ソフトワーニングを却下する際、オーガナイザーはコメントを残すことができます
   • 非表示 – コメントボックスは表示されません
5. 保存を選択します。

イベント資料ルール設定の作成

イベントルールが作成されると、管理者は関連づけられた EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードを作成して、ルールを適用するイベントタイプ、国、および期間を決定します。

イベントルールを EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードに関連付けるには、以下のフィールド値を持つ適切なビジネスルールのビジネスルール設定関連リストから EM_Business_Rule_Configuration_vod レコードを作成します。

• Event_Business_Rule_vod – 適切なイベントルールを自動的に入力します
• Event_Type_vod – イベントルールが適用される適切な EM_Event_vod レコードタイプを入力します
• Country_vod – ルックアップを使用して適切な Country_vod レコードを選択しますこのフィールドは、Global_Rule_vod チェックボックスが選択されている場合表示されません。
• Rule_Start_Date_vod – ルールの動作期間の開始日を定義します
• Rule_End_Date_vod – ルールの動作期間の終了日を定義します

Event_Type_vod、Event_Business_Rule_vod、および Country_vod の組み合わせごとに有効なビジネスルール設定は 1 つのみです。

必須イベント資料ルールの使用

イベントオーガナイザーが有効なイベント資料ルールと一致する Country_vod およびEvent_Type_vod フィールドのイベントを作成すると、適用されるルールごとに EM_Event_Material_vod レコードが作成されます。これらの EM_Event_Material_vod レコードは以下のプロパティで作成されます。

• レコードタイプ – Required_Attachment_vod
• Name_vod – 関連ルールの EM_Event_Material_vod フィールドの値を反映します
• Attachment_Requirement_vod – この選択リストは、関連ルールの Warning_Type_vod 選択リストの値に基づき、以下のいずれかの値になります。
• Required_vod – 警告タイプが Hard_Warning_vod の場合
• Optional_vod – 警告タイプが Soft_Warning_vod の場合
• Required_Event_Action_vod – 関連ルールの Run_Rule_Event_Action_vod フィールドの値を反映します
• Has_Attachment_vod – 常に No_vod の値が入力されます

イベントオーガナイザーは適切な添付書類またはファイルをこれらの EM_Event_Material_vod レコードにアップロードできます。添付書類またはファイルをレコードにアップロードすると、Has_Attachment_vod フィールドが値 Yes_vod で更新されます。

イベントオーガナイザーが添付書類またはファイルを EM_Event_Material_vod レコードにアップロードしない場合、Run_Rule_Event_Action_vod ボタンを選択すると、すべての必須添付文書またはファイルをアップロードしていないというハードワーニングまたはソフトワーニングがオーガナイザーに表示されます。

必須イベント資料ルールでのイベント形式とロケーションタイプの使用

管理者は、以下のタイプの必須イベント資料ルールを、特定のイベント形式またはロケーションタイプのみ適用するように設定することができ、イベントを計画する際の効率とコンプライアンスの両方を向上させることができます。ビジネスルールをより具体的にすることで、管理者は冗長なビジネスルールの作成を避けることができます。

詳細は イベントビジネスルールでのイベント形式とロケーションタイプの使用 を参照してください。