BCC 受領者への Approved Email の送信

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メールの BCC 受領者は他の受領者に表示されません。エンドユーザは、Approved Email の BCC フィールドを使用して、標準の受領者に表示しないように、メールを受信する必要がある受領者を追加することができます。有効なメールアドレスであれば、BCC 受領者にできるため、CRM のアカウントに対応する必要はありません。これにより、エンドユーザは CRM にはない BCC 受領者に Approved Email を送信することができ、さらに標準の受領者に表示されるようにこれらのメールを BCC 受領者に表示することができます。Approved Email エンドユーザは、主たる受領者に送信されるメールと同一のメールを受信するため、自身を BCC 受領者として含めることを希望する場合があります。その他のお客様は、監査用に BCC 受領者としてエンドユーザをコンプライアンス専門チームに含める必要がある場合があります。

BCC 受領者は、以下を含む標準の受領者と同じコンテンツを受け取ります:

  • 配信停止リンク
  • Vault ドキュメントへのリンク
  • マージトークンを含むリンク

Approved Email は、BCC 受領者の同意確認やその他のバリデーションを行いません。

例えば、Sarah Jones が Clinton Ackerman 医師にメールを作成するとします。会社の方針に従い、Sarah は、CRM へのアクセス権限を持たない会社のコンプライアンスチームを監査用に BCC としてメールに含めます。コンプライアンスチームは BCC 受領者であるため、Sarah がメールを送信しても、同じメールをコンプライアンスチームが受信するということは Clinton Ackerman 医師にはわかりません。

特記事項

この機能は、Events Management から送信される Approved Email ではサポートされません。

BCC 受領者の設定

BCC 受領者を設定するには:

  1. 管理者およびインテグレーションユーザに、Approved_Document_vod オブジェクトの Bcc_vod フィールドに対する FLS 編集権限を付与します。
  2. エンドユーザに、Approved_Document_vod オブジェクトの Bcc_vod フィールドに対する FLS 参照権限を付与します。
  3. エンドユーザに、Sent_Email_vod オブジェクトの Bcc_vod フィールドに対する FLS 編集権限を付与します。
  4. Sent_Email_vod オブジェクトの対応するレコードタイプのページレイアウトに Bcc_vod フィールドを追加します。
  5. インテグレーションユーザが、Vault のメールテンプレートドキュメントタイプの bcc__v フィールドにアクセス権限を持っていることを確認します。
  6. Vault の BCC フィールド ([設定] > [ドキュメントフィールド] > [メールテンプレート]) が有効に設定されていることを確認します。
  7. Approved Email 管理者ページで Vault-CRM マッピングをリフレッシュします。

BCC 受領者の使用

Approved Email を作成する際に、エンドユーザは BCC フィールドを選択し、BCC 受領者として有効なメールアドレスを手動で入力することができます。BCC 受領者はアカウントに関連付けられる必要がないため、エンドユーザは、標準の受領者フィールドと同じように BCC フィールドを使用してアカウントの検索をすることができません。

メールアドレスを送信元と BCC の両方のフィールドに追加した場合や、ユーザが自分を BCC に含めようとした場合、BCC 受領者はメールを受領できません。一部のメールシステムは、送信者と受領者アドレスが一致するメッセージを自動的に除去するためです。

エンドユーザが有効な構文を持つ BCC メールアドレスを入力すると、メールアドレスがピル状の表示になります。構文が無効である場合、エラーメッセージが表示されます。

メールが送信されると、すべての BCC 受領者が、対応する Sent_Email_vod レコードの Bcc_vod フィールドと Email_Config_Values_vod フィールドに表示されます。

BCC 受領者によって開かれた活動、クリックされた活動、ドロップされた活動はトラッキングされません。表示済みやダウンロード済みといった BCC 受領者による Vault 活動は、標準の受領者のように送信済みメールでトラッキングされます。

iPad 連絡先アプリのインテグレーション

iPad のエンドユーザが最初に BCC フィールドを選択すると、ユーザの連絡先ネイティブアプリへのアクセスを要求するモーダルが表示されます。ユーザが「はい」を選択した場合、BCC フィールドにメールアドレスを入力すると、連絡先アプリのユーザの連絡先に対して検索が行われるため、メールアドレスの選択が容易になります。

連絡先アプリとのインテグレーションは必要ありません。モーダルで「いいえ」を選択しても、手動でメールアドレスを入力することができます。

デフォルト BCC の設定

コンテンツ管理者は、デフォルト BCC を定義して、Approved Email テンプレートと関連付けることができるため、そのテンプレートを送信する際に常に含める必要がある既知の BCC がある場合に作成プロセスが簡素化されます。

テンプレートにデフォルト BCC を定義するには:

  1. Vault のテンプレートに進みます。
  2. テンプレートを編集します。

  3. bcc_v フィールドにメールアドレスのカンマ区切りリストを入力します。入力した BCC 受領者は、プレーンテキスト、設定トークン、または両方の組み合わせにすることができます。

    例: compliance@verteobiopharma.com、{{userEmailAddress}}、legal@verteobiopharma.com、{{User.Email}}

デフォルト BCC を使用してテンプレートが送信されると、コンテンツ管理者が定義した BCC は対応する Sent_Email_vod レコードの Email_Config_Values_vod フィールドに表示されます。

入力された BCC 受領者は、Approved Email UI でエンドユーザには表示されません。