Events Management 用 Approved Email の自動送信
- ブラウザ
自動メールは、イベントの参加者と講演者に自動的に送信され、イベント運営者の手作業を削減します。管理者は、イベントルールで送信するメール、タイミング、受領者を設定した自動メールを設定することで、出席者にイベントへの参加を促進して参加率を上げることができます。
例えば、未登録の出席者にはイベント当日の 10 日前に登録リマインダーメールが送信され、イベント出席者にイベント終了から 4 時間後に感謝のフォローアップメールが送信されます。イベント運営者には送信済みの自動 Approved Emails の概要メールが送信され、受領者と使用された Approved Email テンプレートを確認できます。
この機能を使用できるユーザ
- プラットフォーム – ブラウザ
- ライセンス - Events Management および Approved Email を使用しているユーザが利用可能
- ユーザ – 管理者ユーザ、インテグレーションユーザ、エンドユーザ
自動 Approved Email の設定
管理者およびインテグレーションユーザ
管理者とインテグレーションユーザに対してこの機能を設定するには:
- Events Management に Approved Email を使用する が有効化されていることを確認してください。
以下の権限を付与します:
オブジェクト OLS レコードタイプ フィールド FLS EM_Event_Rule_vod CRUD Automated_Emails_vod - Email_Template_vod
- Description_vod
- Product_vod
- Event_Format_vod
- Email_Recipients_vod
- Event_Attendee_Entry_Criteria_vod
- Event_Speaker_Entry_Criteria_vod
- Timing_Value_vod
- Timing_Measure_vod
- Event_Timing_vod
- All_Products_vod
編集 Sent_Email_vod CRUD Events_Management_vod Event_Execution_ID_vod
編集 - 管理者およびインテグレーションユーザが、自動メールに使用されるメールテンプレートのトークンによって参照されるすべてのオブジェクトまたはフィールドに対して少なくとも読み取り権限があることを確認してください。
エンドユーザ
エンドユーザに対してこの機能を設定するには、Events Management に Approved Email を使用する が有効になっていることを確認します。
自動 Approved Email イベントルールの作成
自動的に送信する Approved Email を定義するには：
次の Events Management 設定の内 1 つまたは両方を入力します:
Event_Attendee_Email_Source_vod – イベントの出席者への自動 Approved Email の送信を有効にしたり、受信者メールアドレスのソースを定義したりします。次のオブジェクトから、最大 5 つのメールタイプフィールドのカンマ区切りリストを入力します。
- アカウント
- 住所
- EM_Attendee_vod
ObjectAPIName1.FieldAPIName1,ObjectAPIName2.FieldAPIName2 フォーマットを使用します。例:
Account.PersonEmail,EM_Attendee_vod__c.Email_vod__c
Event_Speaker_Email_Source_vod – イベントの講演者への自動 Approved Email の送信を有効にしたり、受信者メールアドレスのソースを定義したりします。次のオブジェクトから、最大 5 つのメールタイプフィールドのカンマ区切りリストを入力します。
- アカウント
- 住所
- EM_Event_Speaker_vod
- EM_Speaker_vod
ObjectAPIName1.FieldAPIName1,ObjectAPIName2.FieldAPIName2 フォーマットを使用します。例:
EM_Speaker_vod__c.Email_vod__c,Account.PersonEmail
受領者のメールアドレスは、区切り文字付きのリストの順序通りに決まるため、管理ユーザーは電子メールソースの順序を優先する必要があります。設定済みのメールソース値が文字数制限を超えている場合、その値を含む対応する Veeva メッセージを作成し、作成した Veeva メッセージを Events Management 設定に入力します。
- 該当する EM_Event_Configuration_vod レコードのイベントルール関連リストに移動します。
- 新規を選択します。
- レコードタイプに Automated_Emails_vod を選択します。
- 次へを選択します。
以下のフィールドを入力します。
- EM_Event_Configuration_vod – ルールに関連付けられたイベント設定。EM_Event_Configuration_vod レコードのイベントルール関連リストから EM_Event_Rule_vod レコードを新規作成した場合、このフィールドが自動入力されます。
- Email_Template_vod – ステータスが Approved_vod でレコードタイプが Events_Management_vod の適切な Approved_Document_vod を挿入します
- Description_vod – 任意。ルールの説明。
次のフィールドに入力して、メールの送信先となる受領者のタイプを定義します:
- Email_Recipients_vod – 自動メールの受信者タイプ。有効な値は以下の通りです:
- Event_Speakers_vod
- Event_Attendees_vod
Event_Attendee_Entry_Criteria_vod – どの出席者が自動メールを受信するかを決定する、EM_Attendee_vod オブジェクトの Status_vod 値のカンマ区切りリスト。このフィールドは任意です。このフィールドが空欄の場合、すべてのイベント出席者が自動メールに含まれます。
例: Attended_vod,Signed_vod
このフィールドは、Event_Attendee_vod が Email_Recipients_vod フィールド内で選択される場合にのみ適用されます。
Event_Speaker_Entry_Criteria_vod – どの講演者が自動メールを受信するかを決定する、EM_Event_Speaker_vod オブジェクトの Status_vod 値のカンマ区切りリスト。このフィールドは任意です。このフィールドが空欄の場合、すべてのイベント講演者が自動メールに含まれます。
例: Accepted_vod,Invited_vod
このフィールドは、Event_Speaker_vod が Email_Recipients_vod フィールド内に選択される場合にのみ適用されます。
次のフィールドに入力して、自動メールがイベントの Start_Time_vod または End_Time_vod フィールドに関連して送信されるタイミングを定義します:
- Timing_Measure_vod – マッチングイベントごとに自動メールがいつ送信されるかを計算するために使用されるタイミング測定。メールの送信で Timing_Value_vod フィールドに関連して使用されます。有効な値は以下の通りです:
- Days_vod
- Hours_vod
- Timing_Value_vod – マッチングイベントごとに自動メールがいつ送信されるかを計算するために使用される時間量。この値は選択した Timing_Measure を基準に有効である必要があります。例:
- Timing_Measure_vod = Days_vod の場合、Timing_Value_vod フィールドは 0 ～ 365 の間である必要があります
- Timing_Measure_vod = Hours_vod の場合、Timing_Value_vod フィールドは 0 ～ 24 の間である必要があります
- Event_Timing_vod – Timing_Measure_vod と Timing_Value_vod フィールドがイベントの前の時刻または後の時刻に適用されるかどうかを決定します。次の値が使用可能です:
- Before_Event_vod
- After_Event_vod
以下の任意のフィールドに入力し、値が一致するイベントにルールを一致させます:
- Country_Override_vod – ルールに沿ったイベント実施国。このフィールドが空欄になっている場合、ルールはそのイベント設定下のすべての国に適用されます。
- Product_vod – ルールに沿った製品。このフィールドが空白の場合、ルールは製品が未定義のイベントに適用されます。
All_Products_vod - すべての製品を含むイベントにルールを適用するには、このチェックボックスをオンにします。
Product_vod フィールドで特定の製品が定義されている場合、このフィールドは使用できません。
- Event_Format_vod – ルールに沿ったイベントフォーマット。このフィールドが空白の場合、ルールはフォーマットが未定義のイベントに適用されます。
- 保存を選択します。
自動イベント Approved Email のスケジュール作成
Sent_Email_vod レコードは、Automated_Email_vod タイプのイベントルールおよび任意のイベントマッチングルールを基準に、自動イベントメールプロセスを介して Approved Email 用に作成されます。プロセススケジューラからスケジュールジョブまたは手動で [実行] ボタンを押して実行される度に、Automated Event Email プロセスが実行されます。実行されると、イベントルールとスケジュールされたジョブで定義された時間に基づいて Sent_Email_vod レコードが作成されます。
Sent_Email_vod レコードは、イベントルールのタイミング値を基準にプロセスが実行された場合にのみ作成されます。管理者は、最も頻繁なイベントルールタイミングを基準に、Approved Email ジョブをスケジュールします。詳細については以下の例を参照してください。
ステータスが Canceled_vod または Closed_vod のイベントには、メールはスケジュールされません。
1 時間単位のルールの例
たとえば、4 月 26 日の午後 7:00 に開催されるイベントの 6 時間前に、登録された参加者にリマインダーメールを送信するようにイベントルールを設定します。Approved Email ジョブは 1 時間ごとに実行するようにスケジュールされているため、4 月 26 日の午後 12:00 から午後 1:00 の間に実行される Approved Email ジョブの最初の実行によって、メールが作成され、スケジュールされます。
4 月 26 日の午後 12:30 の Approved Email ジョブ実行時に、各参加者の Sent_Email_vod レコードが作成され、イベントの 6 時間前の午後 1:00 に送信されるようにスケジュールされます。
1 日単位のルールの例
別の例として、4 月 26 日の午後 6:00 に開催されるイベントの 7 日前に、招待された参加者に登録のリマインダーを送信するように設定します。Approved Email ジョブは 1 日ごとに実行するようにスケジュールされているため、4 月 18 日の午後 6:00 から 4 月 19 日の午後 6:00 の間に実行される Approved Email ジョブの最初の実行によって、メールが作成され、スケジュールされます。
4 月 19 日の午前 8:00 の Approved Email ジョブ実行時に、各参加者の Sent_Email_vod レコードが作成され、イベントの 7日前である 4 月 19 日の午後 6:00 に送信されるようにスケジュールされます。
スケジュールされた自動 Approved Email の送信
Sent_Email_vod レコードは、1 回だけ作成およびスケジュールされます。ジョブ実行後に新たに出席者が追加された場合、またはジョブがイベントルールのタイミングの範囲外で再度実行された場合、Sent_Email_vod レコードは作成されず、メールの送信も行われません。自動メールは、イベント受講者とイベントルールの組み合わせごとに 1 度だけ送信されます。受講者に重複して送信されることはありません。
スケジュールされた Sent_Email_vod レコードもジョブ中に処理されます。新しく作成された Sent_Email_vod レコードにジョブ実行後にスケジュールされた送信時刻がある場合、メールは次回のジョブ実行時に送信されます。スケジュールされたメールをスケジュールされたジョブよりも頻繁に処理する必要がある場合、管理者はスケジュールされた Sent_Email_vod レコードを 10 分毎に処理するように設定できます。
Approved Email 管理者タブの差分リフレッシュと強制完全リフレッシュボタンは、自動イベントメールプロセスをトリガしません。自動イベントメールプロセスは、Events Management メールテンプレートの同期を含むすべてのコンテンツ同期プロセス完了後に実行されます。
期限切れのメールテンプレートの更新
Approved Email ジョブが実行されるか、[差分リフレッシュ] ボタンと [強制完全リフレッシュ] ボタンが選択されている場合、ジョブは Approved Email テンプレートの最新バージョンを自動的にチェックします。期限切れの Approved_Document_vod メールテンプレートが自動メールルールに関連付けられている場合、ルールは対応するテンプレートの最新バージョンで更新されます。
自動イベントメール処理に対する成功と失敗の表示
管理者は、自動イベントメールプロセスの成功と失敗を [Approved Email 管理] タブの [自動イベントメール管理] セクションで確認し、トラブルシューティングを行うことができます。
このセクション内のテーブルには、直近 30 日間分の自動イベントメールプロセスと、すべての処理エラーのカウント、作成された Sent_Email_vod レコードメール、または各ジョブ内で作成されなかった Sent_Email_vod レコードが表示されます。自動メールの送信時には、同意と制限付き製品構成が尊重されます。受領者に有効な同意がない場合、メールは「送信済みメールは作成されませんでした」としてログに記録されます。ジョブに関する詳細情報を含む CSV ファイルをダウンロードするには、エラー、作成済みメール数、または未作成のメール列内で数字を選択します。
[作成済みの送信済みメール]は、正常に作成されたスケジュール済み Sent_Email_vod レコードを示します。メールのステータスと配信を見るには、対応する Sent_Email_vod レコードの Status_vod フィールドを表示します。
送信済みの自動 Approved Email をレビューする
自動イベントメール処理が完了すると、イベント運営者はイベントに対して送信された自動イベントメールに関する内容をメールで通知を受け、イベントの出席者または講演者に送信されたメールの成功・失敗を知ることができます。
この概要メールは、Veeva CRM のシステムユーザーでもある Organizer_vod の Role_vod フィールドを持つ Event_Team_Member_vod レコードのみに届きます。グループおよび書き込みチームメンバーはサポートされません。
概要メールには CSV ファイルが含まれます。ユーザはこれを使用して、作成済みおよび未作成の各自動メールの詳細を閲覧できます。
