承認フローのインテグレーション
- ブラウザ
- iPad
- 承認ワークフローへの条件ベースの入力 (例: 見込みコストが $2,000 を超える場合、財務の承認が必要。承認がない場合、イベントは自動承認される可能性がある。)
- 特定のユーザに承認してもらうように自動的にルーティングする
- 特定のグループに承認してもらうように自動的にルーティングする
- 承認手順が入力されたり、完了したら、フィールド更新、タスク作成、メールアラート、他のシステムに対する送信メッセージが自動的に実行される
Veeva CRM は、承認タスクのホームページウィジェットによる承認者の変更をサポートしていません。ホームページウィジェットがイベント承認に使用されている場合、このワークフローの後続承認者はイベントチームに追加されず、イベント履歴レコードは作成されません。
設定
承認フローを設定するには:
EM_Event_Action_vod オブジェクトの以下のフィールドに対して、管理者には FLS 編集権限を、エンドユーザには参照権限を付与します:
- SFDC_Action_Type_vod – Salesforce 承認ワークフロー使用時に実施されるアクションの名前
- オプション – Approver_Role_vod – アクションの結果ユーザが追加される場合、承認者はこのフィールドに指定されたロールを使用します
- オプション – Entry_Criteria_Not_Met_Message_vod – イベントが承認申請されたものの、承認フローのエントリ条件が満たされていない場合に、カスタムエラーメッセージを表示することができます
- ユーザに、EM_Event_Team_Member_vod オブジェクトの Group_Name_vod フィールドに対する FLS 編集権限を付与します。
EM_Event_History_vod オブジェクトの以下のフィールドに対して、管理者には FLS 編集権限を、エンドユーザには参照権限を付与します:
- Next_Approver_Group_vod
- Next_Approver_Role_vod
以下の Visualforce ページを有効化し、チームメンバーレコードを表示・編集します:
- Event_Team_Member_View_vod – EM_Event_Team_Member_vod の表示ページを上書きするように設定します
- Event_Team_Member_Edit_vod – EM_Event_Team_Member_vod の編集ページを上書きするように設定します
使用方法
通常通り SFDC を使用して EM_Event_vod__c オブジェクトに承認ワークフローを作成します。
承認ワークフローを使用する際に、イベントステータスはイベントアクションにより設定されません。承認ワークフローは、ワークフローアクションの 1 つとしてイベントステータスを設定する必要があります。
SFDC の終了ステータスでイベントアクションを作成します。SFDC アクションタイプを設定し、オプションで承認者ロールを設定します。例:
フィールド | 値 | メモ |
|---|---|---|
ボタン名 | Submit_for_Approval_vod | 承認ワークフローを開始するボタンの名前 |
開始ステータス | Requested_vod | オプション – イベントステータスのボタン |
終了ステータス | SFDC | ボタンを押した後のステータスSFDC 承認ワークフローを使用していない場合は、この値はイベントステータスを指定します。SFDC 承認ワークフローを使用している場合は、この値には SFDC と指定します。 |
承認者ロール | イベント前承認者 | 次の承認者として指定されたユーザに与えられるロール。このフィールドは、SFDC ワークフローの有無にかかわらず使用することができます。空白の場合、新規承認者に与えられるデフォルトのロールは Approver_vod です。 |
アクションタイプ | 送信 | SFDC 承認ワークフローに送信されるアクションタイプ。可能性があるアクションは、Submit、Withdraw、Approve、Reject です。SFDC 承認ワークフローを使用していない場合は空白にします。 |
「エントリ基準を満たしていません」のメッセージ | Approval_Criteria_Error;;VerteoBiopharma | Name;; Category 承認フローのエントリ条件が満たされていない場合に表示される Veeva メッセージ。お客様は、Veeva メッセージタブにカスタムレコードを作成し、エラーメッセージとして表示することができます。 |
ユーザが、イベントのイベントアクションボタンを選択すると (例:「承認申請」または「閉じる」)、イベントのステータスは、基礎となるイベントアクションレコードで定義されたパラメータに基づいて更新されます。
SFDC 承認を使用しない場合は、イベントアクションに、ボタン名、開始ステータス、終了ステータスの情報が必要です。ボタンを選択すると、イベントのステータスが指定された終了ステータスに変わります。
SFDC 承認ワークフローとのインテグレーションを使用する場合は、API を使用してイベントレコードが送信されます。イベントのプロパティに基づいて、正しい承認フローが自動的に選択されます。イベントが承認フローに入ると、承認フローに定義された通りにすべてのアクションが実行されます。
エントリ条件が、EM_Event_vod オブジェクトの承認フローを満たしていない場合、Entry_Criteria_Not_Met_Message_vod フィールドが定義したカスタムエラーが表示されます。この機能は、バリデーション規則とトリガーの代わりに使用することができます。例えば、見込み経費の入力前に、承認を受けるためにイベントが送信できないビジネスルールがある場合、承認フローは、見込み経費の金額を 0 以上にするエントリ条件を持つことができます。イベントが承認を受けるために送信された際に、エントリ条件が満たされていない場合、ユーザに対して、イベントを送信して承認を受ける前に必要なすべてのプロパティを伝えるエラーメッセージを表示するよう設定することができます。SFDC 承認がなくイベントアクションを使用する場合、エントリ条件ベースのエラーメッセージを表示するには、バリデーション規則またはトリガーを書込む必要があります。
SFDC 承認ワークフローは、ユーザが次の承認者を手動で選択する必要があることを指定できます。また、ワークフローは、次の承認者が自動的に個人またはグループに設定されることを指定できます。
希望する承認フローに、承認者を手動で選択する必要がある場合、イベントアクションの SFDC アクションタイプを Submit_Manual にします。承認フローが自動的に承認者を設定する場合、イベントアクションの SFDC アクションタイプを Submit_Auto にします。
イベントアクションの SFDC アクションタイプが Submit_Auto であるものの、承認フローが手動で承認者を選択する必要がある場合、ユーザに対して手動で承認者を選択するよう促すメッセージが表示されます。
イベントアクションが成功した場合、監査ログとしてイベント履歴レコードが作成されます。次の承認者の値と次の承認者のロールが、イベント履歴レコードに記録されます。次の承認者のロール (例: 承認者、コンプライアンス承認者、サービスコーディネータなど) は、イベントアクションの中で指定することができます。
次の承認者は、ロールが指定されたチームメンバーとしてイベントに追加されます。EM_Event_Action_vod オブジェクトによりロールが指定されていない場合は、デフォルトロールの Approver_vod が使用されます。次の承認者がグループの場合、グループ全体に対して 1 人のイベントチームメンバーが作成されます。
ユーザが、イベントチームメンバーとして追加されたグループの一部である場合、ユーザには、イベントに関連付けられたすべてのレコードに自動的に権限が付与されます。チームメンバーのレコード共有を読取りしてください。
ユーザがイベントにアクセスした場合、標準ページレイアウトエンジンに加えて、以下の順にページレイアウトが決定されます。
- ユーザに、イベントチームメンバーレコードがある場合、そのユーザのチームロールに定義されたページレイアウトが表示されます
- ユーザに、チームメンバーレコードがないものの、そのユーザがチームメンバーレコードを持つグループのメンバーである場合、そのグループのチームロールに定義されたページレイアウトが表示されます。
- ユーザにチームメンバーレコードがないものの、そのユーザがチームメンバーレコードを持つ複数のグループのメンバーである場合、システムが返した最初のグループのグループのチームロールに定義されたページレイアウトが表示されます。
代理承認者
Events Management ワークフローは、別の承認者の代理でイベント承認を行う権限を管理者から与えられたユーザである代理承認者をサポートします。これによって、マネージャが承認できない場合に、そのマネージャ以外のユーザがイベントの承認を行えるようになります。この機能を有効化すると、イベントが承認を受けるために送信された際に、すべての委任承認者がイベントチームメンバーとしてイベントに自動的に追加されます。
例えば、Sarah Jones が HCP が関与するイベントを計画するとします。彼女の会社では、HCP が関与するすべてのイベントを彼女のマネージャがレビューし、承認することになっています。Sarah が承認を受けるためイベントを送信すると、彼女のマネージャとマネージャの委任者の両方が承認者ロールでイベントチームに追加されます。Sarah のマネージャが休暇中であるため、委任者が承認者の代理でイベントのレビューと承認を行います。
設定
前提条件
この機能を有効にするには、以下の要件を満たす必要があります。
- イベント承認プロセスが SFDC ワークフローを使って定義されていることを確認します。
- イベント承認プロセスのマネージャ承認手順に移動します。
- 割り当てられた承認者の選択セクションに移動します。
代理承認者もこの要求チェックボックスを承認できるを選択します。
この機能は承認者としてのキュー処理の使用をサポートしていません。
Events Management に委任承認者サポートを設定するには:
以下のプロファイルに以下のフィールドに対する適切な FLS 編集権限を付与します:
オブジェクト フィールド エンドユーザ 管理者 EM_Event_Action_vod Add_Delegates_to_Event_vod 参照 編集 EM_Event_History_vod Delegate_Approver_vod 参照 参照 Delegate_Approved_IDs_vod 参照 編集 - Add_Delegates_to_Event_vod フィールドを適切な EM_Event_Action_vod オブジェクトのページレイアウトに追加します。
- 適切な EM_Event_Action_vod レコードに移動します。
- Add_Delegates_to_Event_vod 選択リストで「はい」を選択します。
使用方法
ユーザを委任者に設定する
ユーザの代理人を指定するには:
- ユーザ管理に移動します。
- 適切なユーザレコードを選択します。
- 編集を選択します。
- 代理承認者フィールドに適切なユーザを入力します。
- 保存を選択します。
承認プロセス手順を示す関連イベントアクションの Add_Delegates_to_Event_vod 選択リストから [はい] を選択することで、ユーザは自動的に代理承認をイベントに追加できます。
代理人がイベントに追加された場合は、関連する EM_Event_history_vod レコードの Delegated_Approver_vod フィールドに適切なユーザが自動的にスタンプされます。
代理承認者のチームでの役割は、主たる承認者と同じです。
