ドキュメントの状態を使用する
各ドキュメントは、該当するライフサイクルに基づいて状態に割り当てられます。ドキュメント状態は、定常または非定常状態のいずれかに分類されます。
- 定常状態に割り当てられたドキュメント:
- 最終または完了
- 本番環境への準備完了
- 削除できない
- 非定常状態に割り当てられたドキュメント:
- 最終または完了でない
- 本番環境への準備未完了
- 削除できる
プレゼンテーションの有効期限を失効する
CLM 管理者は、Veeva Vault のプレゼンテーションを削除することなく、CRM の非定常状態 (NSS) のプレゼンテーションの期限設定をすることができます。
CLM 管理コンソールで Vault 接続を作成すると、インテグレーションユーザは CRM との同期の際に NSS コンテンツを含めるかどうかを選択できます。
NSS が TRUE に設定されている CRM 環境で CLM インテグレーションを実行すると、インテグレーションにより CLM プレゼンテーションの非定常状態と定常状態のバージョンの期限が切れます。CRM で CLM プレゼンテーションの期限がきれると、CLM プレゼンテーションのステータスが期限切れに設定され、CLM プレゼンテーションスライドが削除されます。
Vault ライフサイクルの廃止状態がバインダープレゼンテーションに割り当てられている場合、CLM プレゼンテーションの期限が切れます。廃止状態が定義されていない場合、NSS CLM プレゼンテーションは残りますが、定常状態の CLM プレゼンテーションの期限が切れます。
Vault ライフサイクルがリリースされると、バインダーの廃止状態は自動定義されません。Vault の設定が必要な場合があります。詳しくは、Vault ヘルプをご確認ください。
非定常状態の CRM 組織で CLM-Vault インテグレーションをリフレッシュする
インテグレーションを実行する際にユーザには 2 つのオプションがあります: 差分同期および強制更新。
- 差分同期: 前回の差分同期から作成または変更された Vault の CLM プレゼンテーションを取得します
- 強制更新: 前回の差分同期時のステータスに関係なく、Vault から CLM プレゼンテーションを取得します (最新の CLM のみを Vault から取得)。ユーザが強制フルリフレッシュを実行すると、Vault はプレゼンテーションのステージング済みバージョンと承認済みバージョンの両方で更新します。
ステージング済みプレゼンテーションの同期
「NSS を含める」チェックボックスが CLM 管理者コンソールで有効化され、CRM にステージング済み CLM プレゼンテーションが存在する際に、強制フルリフレッシュが実行される場合:
ステージング済みバージョンが Vault に見つからない場合、ステージング済みバージョンが最新バージョンではないことを意味し、ステージング済み CLM プレゼンテーションが更新されます
- ステージング済みバージョンまたは承認済みバージョンが Vault に見つからない場合、CRM の承認済み CLM プレゼンテーションは期限切れとなります
- 期限切れのバージョンが Vault に存在する場合、CRM の承認済み CLM プレゼンテーションは期限切れとなります
- ステージング済み (最新) バージョンが Vault に存在するが、CRM には存在しない場合、「NSS を含める」が有効化されていると、強制フルリフレッシュ中にステージング済みバージョンが CRM に取り込まれます。
キーメッセージの期限が切れたカスタムプレゼンテーションの管理
期限切れのキーメッセージが CLM プレゼンテーションをアクセスできない状態にしないように、CLM-Vault インテグレーションは、カスタム CLM プレゼンテーションを期限切れのキーメッセージにリンク付けする CLM プレゼンテーションスライドを削除します。こうすることで、こういったスライドを手動で削除する手間が省け、カスタムプレゼンテーションの自動更新が可能になります。
これにより、キーメッセージを CLM プレゼンテーションにリンク付けする CLM プレゼンテーションスライドに対する CLM-Vault インテグレーションによる管理法は変わりません。
