欠席
Veeva-SAP Concur インテグレーションを使用して Veeva から SAP Concur に経費をポストする際、SAP Concur 経費レポートに [欠席] (コールに現れなかった被験者) とポストする機能を必要とするお客様も存在します。担当者が被験者を [欠席] とマークできるよう、Veeva-SAP Concur コネクタをカスタマイズできます。
例:
3 名が参加する昼食勉強会が予定され、担当者は昼食代として事前に 60 ドルを支払いました。しかし、直前になって一人の被験者がキャンセルしたので、実際に出席したのは 2 人だけでした。デフォルトでは、実際の被験者一人当たり 30 ドルが割り当てられてしまいます。[欠席] 機能を使うと、ユーザは、一人の被験者が出席しなかったことを示すことができます。SAP Concur は、実際の被験者一人当たり 20 ドルを割り当てることになります。
欠席の設定
この機能を有効にするには:
- 欠席の被験者タイプを追加します: 設定-> 設定の追加-> オブジェクト-> コールをクリック
- カスタムフィールドと関係セクションで、経費被験者タイプを選択します。
- 選択リスト値セクションで新規ボタンを選択します。
- 欠席の選択リスト値を選択します。綴りを間違えないでください。
- [欠席] を追加したいレコードタイプの該当ボックスを選択します。コールレポートとメディカルイベントの標準設定では、Call Report_vod および Event_vod を選択します。
- 保存をクリックします。
[欠席] (NOSHOWS) 被験者タイプは、コールレポート/メディカルイベントの被験者タイプのドロップダウンに表示されます。
オプション設定: 翻訳ワークベンチを使用して、ユーザに別の [欠席] (NOSHOWS) ラベルが表示されるように設定することも可能です。
接続済みリスト
SAP Concur で接続済みリストをサポートするには、インテグレーションを通じて送信された要素の順序が SAP Concur で想定される順序と一致している必要があります。SAP Concur 管理タブでマッピングの設定に使用した順序が、SAP Concur に送信される順序です。したがって、Veeva のフィールドマッピング順序は SAP Concur の順序に一致している必要があります。
- 接続済みリストのマッピングは、SAP Concur 管理ページ [コールから経費項目] セクションで設定されます。
- SAP Concur は被験者レベルで接続済みリストをサポートしないため、被験者関連セクションでのマッピングは必要ありません。
SAP Concur 管理ページの以下のマッピングは、次の画像の XML につながります:
既存のパラメータの更新
SAP Concur API の UpdateExisting パラメータを使用して、Veeva インテグレーションが一致する外部 ID で被験者の更新を行うべきかどうかを示します。無効にした場合、リクエストは一致する被験者の更新を行いません。提供されない場合、あるいは有効にされた場合、リクエストは一致する被験者の更新を行います。
Veeva では、SAP Concur 管理ページでこの新しいパラメータは、被験者フィールドマッピングセクションの新規フィールドです。お客様が Veeva から派遣された被験者に SAP Concur の被験者レコードを上書きして欲しくない場合、UpdateExisting を常時無効にしておく必要があります。さらに、SystemOwner フィールドは常時有効にしておくべきです。
また、お客様がお客様マスターから被験者を読み込んでいる場合、被験者は個々の担当者ではなく、システムに所有されます。担当者はシステム所有レコードの変更権限を有さないため、UpdateExisting は無効にされる必要があります。
既存のパラメータの更新を有効にするには:
- Call2_vod オブジェクトに Always_True__c フィールドを作成します。デフォルト値は選択されています。
- 「主被験者から経費項目被験者」と「コール被験者から経費項目被験者」のセクション両方の SAP Concur 管理者タブの Always_True__c Veeva CRM フィールドに UpdateExisting SAP Concur フィールドをマッピングします。
システム所有者フィールド
被験者の共有が可能です (異なる担当者により送信される複数のコールレポートに表示される)。これらの被験者を SAP Concur にポストする場合、SystemOwner を [はい] に設定する必要があります。そうしないと、異なる担当者間で被験者を共有することができません。
Veeva から被験者をポストすると、共有被験者のフィールドを更新することができます。Veeva は、以下の条件が満たされた場合にのみ共有被験者 (システムにより所有者として表される被験者) を更新します:
- リクエストが SystemOwner 要素を [はい] に設定している
- インポートされた被験者レコードと Veeva からの被験者レコードとの間で外部 ID が同じである
- リクエストが UpdateExisting 要素を有効にしている、または UpdateExisting 要素を含んでいない
被験者が個別ユーザにより手動で作成され、外部 ID を持たない場合、同じ個人の被験者 ID が Veeva から送信された場合に一致しないため、SAP Concur に新しい被験者レコードを作成します。
SAP Concur インテグレーション経由で被験者が送られる場合、被験者の所有者は経費レポートの所有者と一致していなければなりません。SAP Concur は以下のロジックを用います:
- 被験者が共有リストの一部である (つまり、顧客マスターから読み込まれている) 場合には、要求の <SystemOwner> 要素を有効にする必要があります
- <SystemOwner> 要素がリクエストに送信されない場合、レポート所有者が被験者所有者と見なされます。二者が一致しない場合、以下のエラーメッセージが表示されます:
- <Error><Message> レポート所有者と被験者所有者が異なります。<SystemOwner> 要素が [いいえ] に設定される場合、被験者を更新するためには既存の被験者所有者がレポート所有者と同じである必要があります。</Message><Server-Time>2013-05-21T12:17:16</Server-Time><Id>AEA5AA6D-79E1-47A6-A4E3-626C7D55866E</Id></Error>
有効/無効にするには、新しい次の 2 つのフィールドをコールオブジェクトに追加する必要があります:
- Always_False__c - チェックボックス、デフォルトでは選択解除
- Always_Yes__c - テキスト数式フィールド、デフォルト数式は [Yes]
以下のスクリーンショットは、UpdateExisting フィールドが Veeva の SAP Concur 管理ページのどこにマッピングするのかを示しています。2 番目のスクリーンショットは、Veeva インテグレーションにより SAP Concur で被験者が更新されるのを防ぐために両方のフィールドがマッピングされている例です。
被験者が更新されるのを防ぐために両方のフィールドがマッピングされている例
重要事項:
- リクエストに外部 ID が提供されていてもリクエスト本体に UpdateExisting 要素が含まれていない場合、既存の被験者がリクエスト要素に提供された値で更新されます。
- リクエストに外部 ID が提供されており、UpdateExisting 要素が提供され、無効になっている場合、その他のフィールドが提供されているかどうかに関わらず、既存の被験者は更新されません。
ベストプラクティス:
- 被験者フィールドを更新する必要がない場合、必須でない限り要素をリクエストに送りません
- 被験者フィールドが必須要素で値は更新の必要がない場合、既存の被験者レコードと同じ値で要素を送ります
- 被験者フィールドが必須ではなく、値がないままリクエストに送られる場合、API は値を空欄のまま更新する必要があると見なします
経費レポートを指定する
- ブラウザ
SAP Concur-CRM インテグレーション経由で経費情報を入力するユーザは、それらの経費がポストされる SAP Concur 経費レポートを指定することができるようになりました。レポート名がコールと Medical Event のヘッダーページに表示されるため、ユーザは経費レコードを確認することができます。
例えば Sarah Jones は、SAP Concur を使用して、Ackerman 医師とのコール中に発生した経費を記録します。追ってコールを再確認し、SAP Concur レポートレコードの名前を表示させることができます。
経費レポートを設定する
この機能を有効にするには:
- Call2_vod と Medical_Event_vod オブジェクトの Concur_Report_Name_vod フィールドに FLS 権限を付与します。
- Concur_Report_Name_vod フィールドを適切なページレイアウトに配置します。
経費領収書の取得
SAP Concur との経費の統合に伴い、iPad ユーザは、SAP Concur にコールを送信する前にコールに関連付けられた領収書をアップロードすることができます。アップロードされた領収書は、SAP Concur に送信されると正しいコールに自動的に関連付けられます。詳細はSAP Concur を使うコールレポート用に経費レシートを添付するを参照してください。
